Octbase-Benutzerhandbuch

Was ist Octbase?

Octbase ersetzt Jira für die Arbeit mit Aufgaben, Sprints und Boards, bringt eigene Seiten für die Dokumentation mit und lässt sich mit GitHub, GitLab und Bitbucket verbinden (Git-Repositorys hostet es selbst nicht). Es ist ein einziges Werkzeug, das den Kern der Projektarbeit wirklich gut abdeckt. Gedacht ist es für ein einzelnes Team, in dem jede Person bekannt ist und von einem Administrator eingeladen wird.

Anmelden

Octbase kennt keine öffentliche Registrierung – ein Konto erhalten Sie nur per Einladung. Der Inhaber oder ein Admin eines Projekts lädt Sie per E-Mail in das Projekt ein, und beim Annehmen der Einladung legen Sie Ihr eigenes Passwort fest.

1. Öffnen Sie die App; es erscheint die Anmeldeseite.
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden. Mit dem Augen-Symbol am Ende des Passwortfelds zeigen Sie das Eingegebene an und prüfen es vor der Anmeldung; ein zweiter Klick verbirgt es wieder.
3. Ist für Ihr Konto die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert, folgt der Schritt Zwei-Faktor-Verifizierung: Geben Sie den 6-stelligen Code aus Ihrer Authenticator-App (oder einen Ihrer Wiederherstellungscodes) ein und klicken Sie auf Verifizieren.
4. Nach der Anmeldung landen Sie im Dashboard.

Anforderungen an das Passwort

Jedes neue Passwort – ob Sie eine Einladung annehmen, einen Link zum Zurücksetzen verwenden, das Passwort selbst auf der Seite Einstellungen ändern oder ein Administrator Ihr Konto anlegt – muss mindestens 12 Zeichen und darf höchstens 72 Bytes lang sein (etwa 72 Zeichen, bei Emojis oder Umlauten entsprechend weniger). Allzu gängige Passwörter (z. B. password1234) werden abgelehnt. Bestehende Passwörter bleiben davon unberührt, bis Sie sie ändern. Jedes Feld, in dem Sie ein Passwort festlegen, hat dasselbe Augen-Symbol wie die Anmeldeseite: Damit prüfen Sie das Eingegebene, bevor Sie es speichern; das Bestätigungsfeld auf der Seite Einstellungen hat ein eigenes.

Angemeldet bleiben

Octbase meldet Sie nach 8 Stunden ohne jede Aktivität ab (Standardwert; Ihr Administrator kann einen anderen Zeitraum festlegen). Das entspricht einem Arbeitstag – eine Mittagspause oder eine lange Besprechung kostet Sie also nicht Ihre Sitzung. Alles, was Sie tatsächlich tun – ein Klick, ein Tastendruck, ein Scrollen, ein Tippen –, startet die Uhr neu. Die Abmeldung trifft also nur Sitzungen, die wirklich liegen geblieben sind. In diesem Fall erscheint die Meldung „Sie wurden nach 8 Stunden Inaktivität abgemeldet. Bitte melden Sie sich erneut an.“ (mit dem Zeitraum Ihrer Installation, falls er abweicht), und Sie kehren zur Anmeldeseite zurück.

Das ist nicht nur eine Sache der Oberfläche: Auch der Server begrenzt die Sitzung auf denselben Zeitraum, ein über Nacht offener Browser-Tab hält sie also nicht am Leben. Zusätzlich gilt eine absolute Obergrenze von 12 Stunden ab der Anmeldung (sofern Ihr Administrator sie nicht geändert hat), die sich durch keine Aktivität verlängern lässt – standardmäßig endet eine Sitzung also am selben Tag, an dem sie begonnen hat. Melden Sie sich dann einfach erneut an. Bereits Gespeichertes geht nicht verloren, eine Bearbeitung, die Sie gerade erst begonnen haben, wird jedoch nicht für Sie gespeichert. Schließen Sie eine längere Beschreibung also ab oder speichern Sie sie, bevor Sie sich vom Rechner entfernen.

Wurden Sie abgemeldet, während Sie eine bestimmte Aufgabe oder Seite gelesen haben, bringt Sie die erneute Anmeldung genau dorthin zurück statt ins Dashboard.

Demo-Installationen

Läuft die Installation, bei der Sie sich anmelden, im Demo-Modus, nennt die Anmeldeseite das gemeinsame Demo-Konto samt Passwort – auf einer solchen Installation sind beide bewusst öffentlich. Das Passwort eines Demo-Kontos ist gesperrt: Die Seite „Einstellungen“ zeigt den Passwortbereich mit dem Hinweis an, dass sich das Passwort nicht ändern lässt, weil es auf dieser Installation öffentlich ist und ein Besucher sonst alle anderen aussperren könnte. Jede andere Installation verhält sich genau so, wie es der Rest dieses Handbuchs beschreibt.

Dashboard

Das Dashboard (Meine Aufgaben) ist der erste Bildschirm nach der Anmeldung. Es bietet Ihnen einen persönlichen Überblick über alle Projekte, in denen Sie Mitglied sind.

Ein Klick auf den Titel einer Aufgabe oder Seite öffnet sie direkt. Mit Strg+K durchsuchen Sie von hier aus alles, was Sie sehen dürfen (innerhalb eines Projekts wird nur dieses Projekt durchsucht – siehe Suche).

Jeder der genannten Bereiche ist eine Auswahl, kein Bericht: Er ist auf die angegebene Anzahl begrenzt, und anders als bei der Projektliste weist der Bildschirm nicht darauf hin. Das Dashboard beantwortet die Frage Was nehme ich mir als Nächstes vor? Brauchen Sie die vollständige Menge, öffnen Sie die Aufgabenliste oder das Backlog des Projekts; dort blättern Sie durch alle Treffer.

Der Kalender

Octbase zeigt denselben Monatskalender an zwei Stellen. Welcher der richtige ist, hängt von Ihrer Frage ab:

• Mein Kalender – eine eigene Seite in der Hauptseitenleiste unter /#/calendar. Dasselbe projektübergreifende Raster, aber mit dem ganzen Bildschirm für sich; es lässt sich direkt verlinken, als Lesezeichen speichern und mit den Browser-Schaltflächen Zurück und Vorwärts erreichen. Der Eintrag ist immer vorhanden, ob Sie gerade ein Projekt geöffnet haben oder nicht.
• Kalender eines Projekts – der Eintrag Kalender in der Projekt-Seitenleiste unter /#/projects/ID/calendar zeigt die terminierte Arbeit genau dieses Projekts. Die Projektauswahl entfällt hier, weil das Projekt die Ansicht bestimmt.

Beide funktionieren gleich. Während die Listen beantworten, was ansteht, zeigt der Kalender, wann:

• Aufgaben erscheinen als Chip an ihrem Fälligkeitsdatum. Ein Klick öffnet das Aufgabenpanel – genau wie aus einer Liste oder einem Suchergebnis. Überfällige Aufgaben sind hervorgehoben, erledigte durchgestrichen.
• Sprints erscheinen als Balken über die Tage der Iteration. Reicht ein Balken in die nächste Woche, bleibt er an diesem Rand offen, damit es nicht so aussieht, als ende der Sprint an einem Sonntag. Ein Klick öffnet die Sprint-Liste des Projekts, scrollt zur angeklickten Iteration und hebt deren Karte kurz hervor.
• Releases sind an ihrem Fälligkeitsdatum markiert; ein Klick öffnet die Release-Liste des Projekts beim entsprechenden Release und hebt es kurz hervor.

Mit ‹ / › blättern Sie zwischen den Monaten, mit Heute kehren Sie zurück. Zum Raster gehören drei Filter, die sich dieser Browser alle merkt:

• Meine Arbeit / Gesamte Arbeit – standardmäßig zeigt der Kalender nur, was bei Ihnen liegt (Ihnen zugewiesen oder zur Prüfung bei Ihnen). Mit Gesamte Arbeit sehen Sie alle terminierten Aufgaben der ausgewählten Projekte.
• Projekte – ein Chip pro Projekt, beschriftet mit dessen Kürzel. Per Klick nehmen Sie Projekte auf oder blenden sie aus; Alle stellt wieder alles dar. Solange Alle ausgewählt ist, erscheinen später angelegte Projekte automatisch im Kalender; haben Sie Chips ausgewählt, bleibt ein neues Projekt draußen, bis Sie es hinzunehmen. (Im Kalender eines Projekts gibt es diesen Filter nicht, dort ist es ohnehin nur ein Projekt.)
• Sprints / Releases – die Legende unter dem Raster ist selbst der Schalter: Ein Klick auf Sprints oder Fällige Releases blendet diese Ebene aus, ein weiterer Klick wieder ein. Ein durchgestrichener Legenden-Chip bedeutet, dass die Ebene ausgeblendet ist – praktisch, wenn ein Monat voller Iterationsbalken die Aufgaben überdeckt, um die es Ihnen eigentlich geht.

Hat ein Tag mehr Einträge, als hineinpassen, erscheint +N weitere; ein Klick darauf klappt den Tag auf.

Wie viele Projekte die Liste zeigt

Das Dashboard lädt jeweils die ersten 50 Projekte, in denen Sie Mitglied sind (bei einem Super-Admin die ersten 50 aller Projekte). Diese Seitengröße bestimmt, was Meine Projekte auflistet – und weil die Boards aus diesen Projekten stammen, begrenzt sie auch Meine Boards.

Diese Seitengröße gilt nur für das Dashboard. Alle Projekte listet jedes Projekt auf, in dem Sie Mitglied sind, und der Filter Projekte in „Mein Kalender“ bietet für jedes davon einen Chip an – keines von beiden ist auf 50 begrenzt. Nennen die Auswahl im Dashboard und die Übersicht „Alle Projekte“ unterschiedlich viele Projekte, gibt die Übersicht den tatsächlichen Stand wieder.

Sie erfahren es, wenn die Grenze greift. Sind Sie Mitglied in mehr als 50 Projekten, erscheint unter Meine Projekte der Hinweis „Sie sind in mehr Projekten, als diese Liste zeigt.“ Er erscheint nur, wenn tatsächlich Projekte fehlen – bei genau 50 Projekten also nicht. Der Hinweis meldet damit nie eine Lücke, die es nicht gibt.

Es handelt sich um eine Seitengröße, nicht um eine Einschränkung dessen, was Sie sehen dürfen: Die Projekte jenseits dieser Grenze gehören weiterhin zu Ihnen, mit unverändertem Zugriff – nur dieser eine Bildschirm ist begrenzt. Die Liste ist nach Alter der Projekte sortiert, die neuesten zuerst; es fallen also Ihre ältesten Projekte heraus. Archivierte Projekte belegen weiterhin einen Platz, denn das Archivieren ändert nur den Status eines Projekts, nicht Ihre Mitgliedschaft.

Optionale Funktionen

Manches, was dieses Handbuch beschreibt, lässt sich für eine ganze Installation abschalten – deshalb weicht ein Bildschirm gelegentlich vom Text hier ab. Ihre Octbase-Installation meldet ihre Konfiguration bei der Anmeldung. Folgendes kann Ihnen begegnen:

• Eine Ansicht fehlt. Optionale Funktionen (die Aufgabenliste, der Jira-CSV-Import) lassen sich pro Installation abschalten. Wenn Sie eine abgeschaltete Funktion aufrufen, erscheint die Meldung Diese Funktion ist in Ihrer Octbase-Edition nicht verfügbar.
• Eine Obergrenze für Benutzer. Eine Installation kann die Zahl der Konten begrenzen; wer darüber hinaus ein Konto anlegen will, erhält die Meldung Die maximale Anzahl Benutzerkonten dieser Installation ist erreicht.
• Uploads abgeschaltet. Anhänge lassen sich komplett deaktivieren; die Meldung lautet dann Datei-Uploads sind in dieser Installation deaktiviert. Außerdem gibt es Speichergrenzen pro Datei und pro Benutzer – siehe Anhänge.

Die Version Ihrer Installation steht unten in der Mitte der App (die Ecke gehört dem Oktopus). Geben Sie sie an, wenn Sie ein Problem melden.

Projekte anlegen und verwalten

Ein Projekt ist der übergeordnete Container für Aufgaben, ein Board, Releases, Sprints, Seiten und Repository-Verbindungen.

Ein Projekt anlegen

Projekte anlegen können Benutzer mit der globalen Rolle Admin oder Super-Admin. Klicken Sie in der Projektübersicht auf Neues Projekt. Geben Sie einen Namen ein, optional ein Kürzel und eine Beschreibung, und wählen Sie als Sichtbarkeit Öffentlich oder Privat.

Bearbeiten und löschen

Jede Projektkarte in der Projektübersicht hat die Schaltflächen Bearbeiten und Löschen. Innerhalb eines Projekts finden Sie beides in den Projekteinstellungen: Klicken Sie in der oberen Leiste auf das Zahnrad und bleiben Sie im Reiter Allgemein. Dort bearbeiten Sie das Projekt im Formular, darunter folgt die Karte Projekt löschen. Beim Löschen werden alle Aufgaben, Boards, Seiten, Releases und die Aktivität des Projekts endgültig entfernt; ein Bestätigungsdialog warnt Sie vorher. Löschen dürfen Inhaber und Admins des Projekts; andere Mitglieder sehen diese Karte nicht.

Archivieren

Archivieren friert ein Projekt ein, ohne etwas zu löschen: Es bleibt vollständig lesbar, aber bis zur Wiederherstellung lässt sich darin nichts anlegen, bearbeiten oder verschieben. Archivieren und Wiederherstellen dürfen Inhaber und Admins des Projekts.

Klicken Sie in der oberen Leiste des Projekts auf das Zahnrad, um die Projekteinstellungen zu öffnen, und wählen Sie im Reiter Allgemein die Option Projekt archivieren. Der Dialog erklärt vor der Bestätigung genau, was sich ändert. Ist das Projekt archiviert, bietet dieselbe Karte Projekt wiederherstellen an. Das Archivieren lässt sich also rückgängig machen – aber nur auf diesem Weg, denn das normale Bearbeiten des Projekts ist während der Archivierung ebenfalls eingefroren. Das Banner oben in einem archivierten Projekt bietet dieselbe Schaltfläche an, sodass Sie nie danach suchen müssen.

Ein Projekt exportieren

Jedes Projektmitglied kann das gesamte Projekt als einzelnes ZIP-Archiv exportieren. Exporte sind auf 30 pro Benutzer und Stunde begrenzt, zusammengezählt mit den Jira-CSV-Exporten; darüber hinaus wird die Anfrage abgelehnt, bis die Stunde vorbei ist. Klicken Sie in der oberen Leiste des Projekts auf das Zahnrad und scrollen Sie im Reiter Allgemein zu Projekt exportieren. Das Archiv enthält alles, was das Projekt ausmacht:

• Alle Aufgaben mit ihren Kommentaren (einschließlich Antwort-Threads), Weblinks und Aufgabenbeziehungen
• Alle Anhänge – hochgeladene Dateien byte-genau im Original, externe Links als Links
• Alle Seiten mit ihrer Hierarchie und ihren Querverweisen (sowohl TASK-… als auch link:task:…)
• Die Planungsstruktur – Releases, Sprints (mit ihren Velocity-Werten), Boards und ihre Spalten sowie Aufgabenvorlagen (nur über die API verfügbar – siehe Aufgabeneinstellungen pro Projekt) – und für jede Aufgabe das Release, den Sprint und die Board-Spalte, denen sie zugeordnet ist
• Ein project.json-Manifest mit den Metadaten des Projekts

Das Archiv lässt sich wieder importieren: Nutzen Sie es als Sicherung oder um ein Projekt in eine andere Octbase-Installation umzuziehen.

Was ein Export enthält, hängt davon ab, wer ihn ausführt. Nur Inhaber und Admins (sowie globale Administratoren) erhalten die E-Mail-Adressen aller Beteiligten; im Archiv aller anderen steht nur die eigene, sodass ein Import die übrigen zugewiesenen Personen, Prüfer und Ersteller leer lässt. Der Export eines Betrachters lässt Seitenentwürfe weg. Für eine vollständige Sicherung exportieren Sie als Inhaber oder Admin.

Drei Dinge sind bewusst nicht enthalten: die Mitgliederliste des Projekts (eine Exportdatei darf keinen Zugriff gewähren – beim Import werden Personen stattdessen über ihre E-Mail-Adresse zugeordnet), die Repository-Verbindungen (sie enthalten Zugangsdaten für Ihren Git-Anbieter) und das Aktivitäts- und Audit-Protokoll, das zur Installation gehört und nicht zum Projekt.

Ein Projekt importieren

Mitglieder mit Schreibrechten (jede Projektrolle außer Betrachter) können ein zuvor exportiertes Archiv importieren. Öffnen Sie in der oberen Leiste das Zahnrad → Allgemein, wählen Sie Projekt importieren und dann die ZIP-Datei. Die importierten Inhalte werden dem aktuellen Projekt hinzugefügt – vorhandene Inhalte werden nie verändert oder gelöscht.

• Alles wird mit neuen IDs angelegt. Die Aufgabennummern werden mit dem Kürzel des Zielprojekts neu vergeben, und Kommentar-Threads, Seitenhierarchie, Aufgabenbeziehungen sowie die Aufgabenverweise in Seiten (in beiden Schreibweisen, TASK-… und link:task:…) werden automatisch neu verknüpft.
• Personen werden über ihre E-Mail-Adresse zugeordnet. Kennt die Zielinstallation die zugewiesene Person oder den Prüfer nicht – oder ist die Person kein Mitglied des Zielprojekts –, bleibt das Feld leer. Der Ersteller einer Aufgabe und der Verfasser eines Kommentars werden in diesem Fall durch die Person ersetzt, die den Import ausführt; so hat jede Aufgabe und jeder Kommentar weiterhin einen. Jede unbekannte oder nicht zugehörige Adresse wird einmal als Import-Warnung gemeldet.
• Seiten-Slugs, die es im Zielprojekt schon gibt, erhalten eine Zahl als Suffix.
• Importierte Dateien durchlaufen dieselben Prüfungen von Dateityp und -größe wie normale Uploads; Unzulässiges wird übersprungen und gemeldet.
• Boards und Sprints aus dem Archiv kommen zu denen hinzu, die das Zielprojekt bereits hat. Ein Projekt kann nur ein Standard-Board und einen aktiven Sprint haben. Hat das Ziel bereits eines davon, wird ein importiertes Standard-Board zu einem zusätzlichen Board, und ein importierter aktiver Sprint kommt als geplant an; Sprintdaten, die sich mit einem bestehenden geplanten oder aktiven Sprint überschneiden würden, entfallen (abgeschlossene Sprints stehen nie im Weg). Boards werden nur importiert und fehlende Labels nur angelegt, wenn Sie Inhaber oder Admin des Zielprojekts sind; beim Import durch ein Mitglied werden die Boards übersprungen und nur Labels zugeordnet, die das Projekt schon hat. Jeder dieser Fälle wird als Import-Warnung gemeldet. Eine Karte folgt immer dem Status ihrer Aufgabe: Aufgaben im Backlog oder archivierte Aufgaben kommen ohne Karte an, die Karte jeder anderen Aufgabe kommt in die Spalte ihres Boards für diesen Status; hat das Board keine solche Spalte, kommt erledigte Arbeit ohne Karte an und offene Arbeit ins Backlog, mit einer Warnung.

Ein neues Projekt aus einem Export anlegen

Statt in ein bestehendes Projekt zu importieren, können Sie direkt aus einem Exportarchiv ein ganz neues Projekt anlegen: Klicken Sie in der Projektübersicht auf Neues Projekt aus Export und wählen Sie die ZIP-Datei aus. Name, Kürzel, Beschreibung und Sichtbarkeit werden aus dem Archiv übernommen, Sie werden Inhaber des Projekts, und sämtliche Inhalte werden in einem Schritt importiert. Wie beim normalen Anlegen eines Projekts ist dafür die globale Rolle Admin oder Super-Admin erforderlich.

Projektmitglieder

Den Reiter Mitglieder in den Projekteinstellungen sehen nur Inhaber und Admins des Projekts. Andere Mitglieder begegnen den Personen, mit denen sie arbeiten, als zugewiesene Personen, als Ersteller von Aufgaben und in der Aktivität – nicht über diesen Reiter.

Der Reiter Mitglieder eines Projekts (das Zahnrad in der oberen Leiste) listet alle auf, die das Projekt sehen können. Oben steht eine Reihe von Zahlen: die Gesamtzahl sowie die Zahl der Inhaber, Admins, Mitglieder und Betrachter. Ein Suchfeld und ein Rollenfilter grenzen die Liste ein; Ihre eigene Zeile ist mit (Sie) markiert.

In jeder Zeile sind zwei Aktionen möglich, sofern Ihre Rolle es erlaubt:

• Rolle ändern über die Auswahl in der Zeile. Die Änderung gilt sofort.
• Entfernen aus dem Projekt. Das Konto der Person bleibt unberührt – sie verliert lediglich den Zugriff auf dieses Projekt.

Offene Einladungen

Noch nicht angenommene Einladungen erscheinen in einem eigenen Bereich unterhalb der Mitgliederliste. Hier sehen Sie auch, ob die E-Mail tatsächlich angekommen ist. Jede offene Einladung zeigt ihr Ablaufdatum, die Rolle, die sie vergibt, und einen Zustellstatus:

• Wird gesendet – an den Mailserver übergeben, noch kein Ergebnis.
• Zugestellt – der Mailserver hat die E-Mail angenommen.
• Nicht zugestellt – die Zustellung ist fehlgeschlagen. Verwenden Sie Erneut senden: Dabei wird ein neuer Link in Ihre Zwischenablage kopiert, den Sie selbst weitergeben können.

Erneut senden erzeugt einen neuen Link, verschickt ihn per E-Mail, kopiert ihn in Ihre Zwischenablage und startet die 7-tägige Gültigkeit neu; der bisherige Link wird ungültig. Zurückziehen hebt die Einladung ganz auf – ihr Link funktioniert ab sofort nicht mehr.

Import & Export

Octbase-Projektarchive

Der empfohlene Weg, ein Projekt zu sichern oder zwischen Octbase-Installationen umzuziehen, ist der ZIP-Export und -Import ganzer Projekte unter Projekteinstellungen → Allgemein. Er überträgt Aufgaben, Kommentare, Dateien, Seiten sowie die Releases, Sprints und Boards, in denen sie eingeplant sind, verlustfrei hin und zurück – Einzelheiten unter Projekte.

Umstieg von Jira

Vorhandene Jira-Daten importieren Sie pro Projekt über den Jira-CSV-Import. Er ist in jedem Octbase-Abonnement enthalten und standardmäßig eingeschaltet. Ein Administrator kann ihn für eine bestimmte Installation abschalten – dann fehlt die Schaltfläche einfach.

Jira-CSV-Import

Exportieren Sie Ihr Jira-Projekt als CSV (Projekt → Exportieren → Excel-CSV exportieren). Öffnen Sie dann Projekteinstellungen → Allgemein des Projekts und wählen Sie Jira-CSV importieren. Octbase ordnet Jira-Status und -Prioritäten den entsprechenden Octbase-Werten zu und behält den ursprünglichen Jira-Vorgangsschlüssel an jeder Aufgabe (API-Feld externalRef). Die App zeigt ihn nicht an und sucht nicht danach; er dient Skripten, die alte Schlüssel neuen Aufgaben zuordnen. Ein Export aus einem deutschsprachigen Jira funktioniert unverändert: Seine Spaltennamen (Schlüssel, Zusammenfassung, Typ …), Status- und Prioritätsnamen und das Datumsformat werden erkannt. Ein Status Testphase wird zu In Prüfung (und in den Warnungen genannt, da es sich um einen benutzerdefinierten Status handelt), und auch eine mit Semikolons getrennte Datei wird gelesen. Personen werden über ihre E-Mail-Adresse zugeordnet oder – wenn der Export sie so nennt – über den Anzeigenamen eines Projektmitglieds; wer sich nicht zuordnen lässt, wird als Warnung gemeldet. Auch Kommentare, Anhänge und Labels werden übernommen: Wiederholte Spalten Comment werden zu Aufgabenkommentaren, wiederholte Spalten Attachment zu Anhangseinträgen der importierten Aufgaben und wiederholte Spalten Labels zu Labels. Ein vorhandenes Label wird unabhängig von der Groß- und Kleinschreibung wiederverwendet; fehlende Labels werden nur angelegt, wenn Sie Inhaber oder Admin des Projekts sind, andernfalls mit einer Warnung übersprungen.

Importbericht

Als Antwort auf den Import erhalten Sie einen Bericht: wie viele Aufgaben und Anhangslinks importiert und wie viele Zeilen übersprungen wurden, dazu eine zeilenweise Liste von Warnungen (mit Zeilennummer und Jira-Vorgangsschlüssel) für alles, wofür ein Ersatzwert nötig war – unbekannte Status oder Prioritäten, Personen, die sich weder über E-Mail noch über Anzeigenamen zuordnen ließen, oder fehlerhafte Anhangs- bzw. Kommentarzellen. In der App erscheinen die übersprungenen Zeilen und die Warnungen jeweils als Benachrichtigung, die stehen bleibt, bis Sie sie schließen; sie listet die ersten zehn Einträge auf und zählt den Rest. Der Import eines Projektarchivs meldet übersprungene Elemente und Warnungen auf dieselbe Weise. Außerdem erscheint der Import als einzelner Eintrag in der Ansicht Aktivität des Projekts.

Probelauf

Der Jira-CSV-Import lässt sich auch als Probelauf ausführen: Er liest die Datei und liefert genau den oben beschriebenen Bericht – Zahlen, übersprungene Zeilen und zeilenweise Warnungen –, ohne etwas zu schreiben. So können Sie die Zuordnung eines großen Exports prüfen, bevor Sie ihn tatsächlich importieren.

Kanban-Board

Das Board ist die zentrale Ansicht für Aufgaben. Die Aufgaben sind in Spalten angeordnet, von denen jede für einen Status im Arbeitsablauf steht. Mit B gelangen Sie aus jedem Projekt direkt hierher.

Die Spalte einer Karte und der Status ihrer Aufgabe sind zwei Ansichten derselben Sache und bleiben in beide Richtungen deckungsgleich: Ziehen Sie eine Karte in eine andere Spalte, erhält die Aufgabe den Status dieser Spalte; ändern Sie den Status an anderer Stelle (etwa im Aufgabenpanel), wandert die Karte in die passende Spalte. Eine Aufgabe, die noch nicht auf dem Board liegt, kommt dorthin, sobald sie einen Status erhält, für den das Board eine Spalte hat – begonnene Arbeit gehört aufs Board, nicht ins Backlog. Geplant legt eine Backlog-Aufgabe in die Spalte Zu erledigen – Geplant ist diese Spalte, nicht das Backlog –, und Erledigt bringt eine Backlog-Aufgabe direkt in die Spalte Erledigt. Backlog ist der Status, der eine Karte wieder vom Board nimmt. Eine Aufgabe kann nur einen Status annehmen, für den ihr Board eine Spalte hat, dazu Backlog; das Statusmenü bietet genau diese an.

Woher das Board kommt

Das Board eines Projekts legen Sie nicht selbst an, und es gibt auch keine Vorlage zur Auswahl: Jedes Projekt wird mit seinem Board angelegt. Es heißt Hauptboard und hat bereits vier Spalten – Zu erledigen · In Arbeit · In Prüfung · Erledigt. Solange ein Board oder eine Spalte den Standardnamen trägt, sieht jede Person ihn in ihrer eigenen Sprache (Deutsch oder Englisch); einen selbst vergebenen Namen zeigt Octbase genau so an, wie er eingegeben wurde. Umbenennen, ergänzen und entfernen können Sie die Spalten jederzeit; ihre Reihenfolge lässt sich in der App nicht ändern – siehe Board einrichten. (Eine Ausnahme ist das vorbefüllte Demo Project der Demo-Installation: Seine Spalten wurden von Hand benannt, Planned · In Progress · Review · Done, und erscheinen so, wie sie geschrieben sind.)

Auch die weiteren Boards eines Projekts entstehen von selbst: Jeder Sprint erhält sein eigenes Board, sobald er angelegt wird, mit den Spalten des Projekt-Boards (siehe Sprints). Wird der Sprint abgeschlossen, verschwindet dieses Board wieder.

Board einrichten

Eingerichtet wird das Board über die Schaltflächen rechts oberhalb davon: Spalte hinzufügen (das +), Spalte verknüpfen und Board-Einstellungen (das Regler-Symbol). Die Board-Einstellungen sind ein Dialog mit dem Namen des Boards sowie Minimale Spalten und Maximale Spalten, standardmäßig 1 und 10 und jeweils von 1 bis 10 einstellbar. Das Minimum darf das Maximum nicht überschreiten, und das Maximum darf nicht unter der Zahl der vorhandenen Spalten liegen. Jeder Spaltenkopf trägt Spalte umbenennen (den Stift) und Spalte entfernen (×). Zum Umbenennen können Sie auch auf den Namen selbst klicken: Tippen Sie den neuen Namen ein, Enter speichert, Esc stellt den alten wieder her – genau wie beim Titel einer Aufgabe im Aufgabenpanel. Mit einem niedrigeren Maximum verhindern Sie, dass ein Board breiter wird als gewollt: Beim Maximum ist Spalte hinzufügen deaktiviert, beim Minimum Spalte entfernen. Die Reihenfolge der Spalten lässt sich in der App nicht ändern. Ein eigener Spaltenname wird zu einem verwendbaren Aufgabenstatus, sodass die Spalten des Boards und die verfügbaren Status immer übereinstimmen: Benennen Sie eine eigene Spalte um, ändert sich auch der Status ihrer Aufgaben; benennen Sie eine eingebaute Spalte um (etwa „Erledigt“ in „Ausgeliefert“), ändert sich nur die Beschriftung – das eingebaute Verhalten bleibt. Wird eine Spalte entfernt, kehren ihre Aufgaben ins Backlog zurück und erhalten wieder den Status Backlog – das Backlog enthält nicht begonnene Arbeit, eine Karte kann dort also nicht als In Arbeit liegen. Bereits erledigte Aufgaben behalten ihren Status.

Auf einem Sprint-Board zeigen die Board-Einstellungen außerdem Als Scrum-Sprint-Board verwenden mit der Auswahl Verknüpfter Sprint, die das Board an einen noch nicht abgeschlossenen Sprint bindet. Auf dem Hauptboard des Projekts wird die Option nicht angeboten. Ein Sprint kann nur ein Board haben, und jeder Sprint erhält beim Anlegen sein eigenes; die Verknüpfung mit einem Sprint, der schon ein Board hat, wird deshalb abgelehnt, ebenso ein Sprint aus einem anderen Projekt. Solange der Sprint aktiv ist, bleibt sein Board: Das Abwählen von Als Scrum-Sprint-Board verwenden oder die Verknüpfung mit einem anderen Sprint wird mit „Dieser Sprint läuft, deshalb bleibt sein Board. Schließen Sie zuerst den Sprint ab.“ abgelehnt. Mit dem Abschluss des Sprints wird das Board wie gewohnt entfernt.

Verknüpfte Spalten

Sie können eine einzelne Spalte eines anderen Boards verknüpfen, um deren Inhalt neben Ihrer eigenen Arbeit zu sehen – auch aus Boards in anderen Projekten, die Sie lesen dürfen. Das ist praktisch, wenn jedes Projekt nur ein Board hat. Klicken Sie oberhalb des Boards auf Spalte verknüpfen und wählen Sie eine Quellspalte; die Auswahl gruppiert die Spalten nach Projekt · Board. Die verknüpfte Spalte erscheint rechts auf Ihrem Board, mit einem Verknüpfungssymbol im Spaltenkopf; fahren Sie mit der Maus darüber, sehen Sie, mit welchem Projekt, Board und welcher Spalte sie verknüpft ist. Mit dem × neben dem Symbol entfernen Sie sie wieder (die Quelle bleibt davon unberührt).

Die Karten dieser Spalte sind echte Aufgaben, keine Kopien: Öffnen Sie eine, können Sie genau so weit daran arbeiten, wie das Quellprojekt es Ihnen erlaubt – im selben Panel, mit derselben Anheften-Funktion und denselben Tastenkürzeln. Titel, Beschreibung, Status, Priorität, Fälligkeitsdatum, Kommentare und Anhänge können Sie hier bearbeiten, und jede Änderung landet an der Aufgabe selbst.

Der Rest des Panels wird angezeigt, ist aber nicht bearbeitbar: Typ, Labels, übergeordnete Aufgabe, zugewiesene Person, Prüfer, Release, Sprint, Schätzung und Beziehungen — der Reiter Beziehungen zeigt, womit die Aufgabe verknüpft ist, bietet aber kein Formular an, weil eine Beziehung zwei Aufgaben desselben Projekts verbindet und diese Aufgabe zu einem anderen gehört; das steht dort anstelle der Auswahl. Jedes dieser Felder wird von einem Projekt bestimmt – von seinen Mitgliedern, seinen Releases, seiner eigenen Label-Liste, davon, ob und in welcher Einheit es schätzt –, und dieses Board kennt nur die Werte Ihres Projekts, also nicht die, auf die jene Aufgabe verweisen kann. (Die Priorität ist die Ausnahme, die die Regel bestätigt: Sie bleibt bearbeitbar, weil die Standardprioritäten in jedem Projekt dasselbe bedeuten. Die eigenen Prioritäten Ihres Projekts werden für eine verknüpfte Karte nicht angeboten; trägt die Aufgabe eine eigene Priorität ihres Projekts, sehen Sie deren Namen.) Statt Ihnen die falsche Liste anzubieten, zeigt das Panel, was es weiß, und überlässt das Setzen dem Projekt, in dem die Aufgabe tatsächlich liegt. Ein Feld, das die Aufgabe nicht gesetzt hat, zeigt weiterhin Keine, denn das stimmt überall; eine Schätzung erscheint in der Einheit, in der die Aufgabe sie führt, nicht in der Ihres Projekts. Nur bei den Labels sagt die Zeile ausdrücklich, dass sie hier nicht verfügbar sind, denn Ihr Projekt kann die Label-Zuordnungen eines anderen gar nicht sehen – eine leere Auswahl würde „keine Labels“ bedeuten, und das wäre eine andere Aussage. Der Status bleibt bearbeitbar, weil die App beim Server nachfragt, in welche Stufen diese Aufgabe wechseln darf. Auch der Platz auf dem Board gehört woandershin: Eine verknüpfte Karte lässt sich nicht in Ihre eigenen Spalten ziehen oder an den Anfang ihrer Spalte verschieben; sie folgt dem Quell-Board, das für ihre Position maßgeblich bleibt. Ändern Sie den Status einer verknüpften Aufgabe, bewegt sie sich auf dem Board, auf dem sie wirklich liegt, und die verknüpfte Spalte zieht nach.

Backlog-Spalte

Mit der Schaltfläche Backlog oberhalb des Boards blenden Sie das Backlog als eigene Spalte links auf dem Board ein oder aus. So behalten Sie beim Planen die nicht begonnene Arbeit im Blick: Ziehen Sie einen Eintrag aus der Backlog-Spalte direkt in eine Spalte des Boards, um ihn aufs Board zu legen, und ziehen Sie eine Karte aus einer Spalte auf die Backlog-Spalte, um sie wieder vom Board zu nehmen (dasselbe, was die Auswahl Backlog im Feld Status des Aufgabenpanels bewirkt) – sie erhält dann wieder den Status Backlog. Die Einstellung merkt sich Ihr Gerät pro Board, sodass das Backlog so ein- oder ausgeblendet bleibt, wie Sie es verlassen haben.

Aufgabe direkt anlegen

Drücken Sie N, während das Board sichtbar ist. Oben in der Spalte ganz links erscheint eine Eingabezeile – tippen Sie einen Titel und drücken Sie Enter. Die Aufgabe kommt als Geplant in die Spalte Zu erledigen oder bleibt im Backlog, wenn das Board keine Spalte für Geplant hat. Mit Esc brechen Sie ab, ohne etwas anzulegen. Im Backlog funktioniert die Taste genauso; überall sonst in einem Projekt öffnet sie stattdessen den vollständigen Dialog Aufgabe erstellen, in dem Sie gleich auch die übrigen Felder ausfüllen können – auf einem Sprint-Board mit diesem Sprint bereits ausgewählt.

Aufgaben verschieben

Ziehen Sie eine Karte in eine andere Spalte, um ihren Status zu ändern. Alternativ öffnen Sie das Aufgabenpanel und ändern dort das Feld Status. Halten Sie eine Karte nahe am Rand des Boards oder darüber hinaus, scrollt das Board in diese Richtung – je näher am Rand, desto schneller. So lässt sich eine Karte vom Ende einer langen Spalte nach oben oder in eine Spalte außerhalb des sichtbaren Bereichs tragen. In den meisten Browsern scrollt auch das Mausrad das Board, solange Sie eine Karte halten.

Filtern

In der Werkzeugleiste des Boards finden Sie ein Suchfeld, das Titel und Aufgaben-ID der Karten durchsucht. Die vollständige Filterleiste gehört nicht zum Board, sondern zu den Ansichten Backlog und Aufgabenliste: Die Aufgabenliste filtert nach Status, Typ und Priorität, das Backlog nur nach Typ und Priorität – es enthält ausschließlich nicht begonnene Arbeit, ein Statusfilter hätte dort also nichts zu unterscheiden. Nach zugewiesener Person oder Label lässt sich nicht filtern.

Jeder dieser Filter nimmt mehrere Werte an. Jeder ist eine Liste von Kontrollkästchen hinter einem Steuerelement, das wie eine Auswahlliste aussieht: Kreuzen Sie etwa Geplant und Erledigt zusammen an oder Bugs und Tests gleichzeitig – angezeigt wird jede Aufgabe, die einem der angekreuzten Werte entspricht. Das Steuerelement nennt die Auswahl – die Werte selbst, solange ein oder zwei hineinpassen, danach deren Anzahl – und bietet Zurücksetzen an; das Menü bleibt beim Ankreuzen offen und schließt sich mit Esc oder einem Klick daneben. Die Aufgabenliste zeigt für jeden gewählten Status eine eigene Gruppe.

Aktive Filter stehen in der URL, sodass sich eine gefilterte Ansicht als Lesezeichen speichern und teilen lässt; eine Mehrfachauswahl wird als kommagetrennte Liste übertragen (?status=PLANNED,DONE). Ein Wert im Link, der kein gültiger Status ist, wird ignoriert, statt den Link abzulehnen; ist keiner der Werte gültig, zeigt die Ansicht alles.

Das Suchfeld auf dem Board grenzt die Spalten schon während der Eingabe ein. Es durchsucht den Kartentitel und – siehe Eine Aufgabe über ihre ID finden – die auf der Karte angezeigte Aufgaben-ID.

Aufgabenkarten

Jede Karte zeigt oben ihr Typ-Badge und ihre laufende Nummer, oben rechts den Avatar der zugewiesenen Person (und die Schaltfläche zum Anheften), darunter den Titel. Es folgt eine Reihe von Kennzeichen, jeweils nur, wenn sie zutreffen: der Punkt für die Priorität, die Aufwandsschätzung, das Fälligkeitsdatum (rot, wenn überschritten), das Release und – falls die Aufgabe einem Sprint zugeordnet ist – ein grünes Sprint-Kennzeichen. Trägt die Aufgabe Labels, folgt eine Reihe mit deren Chips.

Eine Karte zeigt immer den aktuellen Stand ihrer Aufgabe: Alles, was Sie im Aufgabenpanel ändern – zugewiesene Person, Priorität, Typ, Fälligkeitsdatum, Release, Sprint oder Titel –, erscheint sofort auf der Karte, ohne dass Sie die Seite neu laden müssen.

Karten anheften

Fahren Sie mit der Maus über eine Karte und klicken Sie auf die Schaltfläche Oben anheften. Angeheftete Karten stehen oben in ihrer Spalte (mit einem farbigen linken Rand), damit wichtige Arbeit im Blick bleibt. Ein weiterer Klick löst die Karte wieder. Zum Anheften brauchen Sie Schreibrechte; es funktioniert bei Aufgaben in jedem Status, auch bei Erledigt. Eine archivierte Karte erscheint nie auf dem Board, dort gibt es also nichts anzuheften oder umzusortieren – die API erlaubt es zwar, doch auf dem Board existiert eine solche Karte nicht.

Neben der Anheften-Schaltfläche bringt An den Anfang der Spalte verschieben (wie diese beim Überfahren mit der Maus oder bei Tastaturfokus sichtbar) die Karte an die Spitze ihrer Spalte – so holen Sie eine per Suche gefundene Karte zurück in den sichtbaren Ausschnitt der Spalte. Eine Karte, die schon oben steht, bietet sie nicht an.

Aufgabenpanel

Ein Klick auf eine Aufgabenkarte oder eine Listenzeile öffnet das seitlich einfahrende Aufgabenpanel. Die URL erhält dabei den Zusatz ?task=TASK_ID – laden Sie die Seite neu, ist das Panel genau wie zuvor geöffnet.

Ein Doppelklick gibt einer Aufgabe einen eigenen Tab. Ein Doppelklick auf eine Aufgabenkarte oder eine Listenzeile öffnet die Aufgabe in einem neuen Browser-Tab, der nur ihr Panel zeigt, mittig auf der Seite. So bleibt eine Aufgabe neben dem Board geöffnet. In diesem Tab schließt die Schließen-Schaltfläche des Panels den Tab.

Ein Klick auf einen Wert der Karte führt direkt zu diesem Feld. Typ-Chip, Avatar der zugewiesenen Person, Prioritätspunkt, Fälligkeitsdatum, Release- und Sprint-Kennzeichen sind jeweils eine Abkürzung: Ein Klick darauf öffnet das Panel und setzt Sie im Reiter Details direkt auf dieses Feld, statt Sie danach suchen zu lassen. Ein Klick an eine andere Stelle der Karte öffnet das Panel wie gewohnt. Die Abkürzungen gibt es nur, wenn Sie die Aufgabe bearbeiten dürfen – in einem schreibgeschützten Projekt sind dieselben Werte einfacher Text.

Felder bearbeiten

Klicken Sie im Reiter Details auf ein Feld, um es direkt zu bearbeiten. Änderungen werden sofort gespeichert. Auch der Titel im Kopf des Panels ist bearbeitbar: Klicken Sie darauf (oder auf den Stift daneben, oder drücken Sie E), dann speichert Enter und Esc verwirft die Änderung. Mit A weisen Sie sich die Aufgabe selbst zu.

Der Status bestimmt zugleich den Platz der Aufgabe auf dem Board: Setzen Sie ihn, wandert die Aufgabe in die Spalte mit diesem Status – so bringen Sie Arbeit voran, ohne das Board zu öffnen oder etwas zu ziehen. Eine Aufgabe, die noch nicht auf dem Board liegt, kommt dorthin – so verschwindet begonnene Arbeit nicht im Backlog. Ein eigenes Feld für die Board-Spalte gibt es nicht, die beiden können sich also nicht widersprechen. Nur eines bewirkt der Status nicht: Er nimmt eine Aufgabe nicht in einen Sprint auf. Der Umfang eines Sprints ist eine Planungsentscheidung, dafür gibt es das Sprint-Feld oder das Sprint-Board – und beides ist dieselbe Entscheidung: Setzen Sie das Sprint-Feld, liegt die Karte der Aufgabe auf dem Board dieses Sprints (in der Spalte Zu erledigen, solange sie Geplant ist). Eingeplante Arbeit verlässt also das Backlog und erscheint auf dem Sprint-Board, als hätten Sie sie dorthin gezogen. Leeren Sie das Sprint-Feld, kehrt eine geplante Aufgabe ins Backlog zurück, bereits laufende Arbeit in die passende Spalte des Projekt-Boards. Eine Aufgabe, die bereits einem Sprint zugeordnet ist, landet auf dessen Board statt auf dem Projekt-Board.

Die Listen Zugewiesen an und Prüfer bieten die Mitglieder des Projekts an. Sind Sie selbst globaler Admin, bieten sie zusätzlich die Super-Admins Ihrer Instanz an, die kein Mitglied sind, gekennzeichnet mit (Admin) – ein Super-Admin öffnet jedes Projekt ohne Mitgliedschaft. Alle anderen, auch globale Admins, müssen Mitglied des Projekts sein, um darin Arbeit zu bekommen. Wer das Projekt inzwischen verlassen hat oder deaktiviert wurde, bleibt an den Aufgaben sichtbar, die er noch innehat, gekennzeichnet mit (kein Mitglied mehr).

Erstellt von hält fest, wer die Aufgabe angelegt hat. Das Feld wird einmalig beim Anlegen gesetzt und lässt sich danach nicht mehr ändern.

Formatierte Beschreibung

Die Beschreibung einer Aufgabe bearbeiten Sie in einem Editor mit Formatierungsleiste: Fett, Kursiv, Durchgestrichen, Code im Text, Aufzählung, Nummerierte Liste, Einzug verkleinern, Einzug vergrößern, Überschrift, Zitat, Auf eine Webadresse verlinken, Auf Aufgabe oder Seite verlinken, Codeblock und Datei anhängen. Jede Formatierungsschaltfläche außer den beiden Einzug-Schaltflächen wirkt als Umschalter – ein erneuter Klick entfernt das Format wieder –, und sie erscheint gedrückt, solange der Cursor in entsprechend formatiertem Text steht. Gespeichert wird mit der Schaltfläche Speichern unter dem Editor; die Statuszeile zeigt, ob es ungespeicherte Änderungen gibt.

Tastatur: Strg/Cmd+B fett, Strg/Cmd+I kursiv, Strg/Cmd+Umschalt+X durchgestrichen, Strg/Cmd+Z rückgängig und Strg/Cmd+Umschalt+Z (oder Strg+Y) wiederholen. Am Anfang einer leeren Zeile ergibt - oder * mit Leerzeichen eine Aufzählung, 1. eine nummerierte Liste, > ein Zitat, # eine Überschrift (## eine kleinere) und ``` einen Codeblock. Die Formatierungsleiste ist ein einziger Tab-Stopp; zwischen ihren Schaltflächen wechseln Sie mit den Pfeiltasten, Pos1 und Ende.

Listen lassen sich drei Ebenen tief verschachteln. In einer Liste rückt Tab den Listenpunkt am Cursor (oder die markierten Punkte) eine Ebene ein, unter den Punkt darüber, und Umschalt+Tab rückt ihn wieder aus. Jede Ebene hat ihr eigenes Zeichen: •, ◦, ▪ bei Aufzählungen und 1., a., i. bei nummerierten Listen. Gibt es keinen Punkt darüber, unter den sich einrücken ließe, oder steht der Punkt schon auf der dritten Ebene, springt Tab wie überall zum nächsten Bedienelement – die Tastatur bleibt also nie im Editor gefangen. Dieselben Tasten gelten in Kommentaren und Antworten. Die Schaltflächen Einzug verkleinern und Einzug vergrößern neben den Listen-Schaltflächen machen dieselben Schritte ohne Tastatur; jede erscheint als nicht verfügbar, wo ihr Schritt nicht möglich ist.

Text, den Sie aus einer Webseite oder einer Textverarbeitung einfügen, wird schon beim Einfügen auf die Formate reduziert, die der Editor kennt – was Sie vor dem Speichern sehen, wird also auch gespeichert: Absätze, Überschriften, Listen, Fett, Kursiv, Durchgestrichen, Links und Tabellen bleiben erhalten; Schriftarten, Farben und Schriftgrößen entfallen.

Auf eine andere Aufgabe oder eine Seite verlinken

Die Formatierungsleiste hat zwei Link-Schaltflächen, und sie unterscheiden sich darin, wohin der Link führt. Auf eine Webadresse verlinken – das Kästchen mit dem herausführenden Pfeil – fragt nach einer URL. Auf Aufgabe oder Seite verlinken – die Kette – verlinkt auf einen Eintrag in Octbase und sucht ihn für Sie: Tippen Sie mindestens drei Zeichen, und die passenden Aufgaben und Seiten dieses Projekts erscheinen schon während der Eingabe; wählen Sie mit den Pfeiltasten und Enter oder per Klick.

Die Symbole zeigen, was der Link tut, und sind nicht bloß Dekoration: Eine Webadresse öffnet sich in einem neuen Browser-Tab, daher der Pfeil, der das Kästchen verlässt; ein Querverweis bleibt im aktuellen Browser-Tab, daher die schlichte Kette. Dass es zwei Schaltflächen sind, ist Absicht – die eine erwartet eine URL, die Sie schon haben, die andere einen Eintrag, den Sie sonst erst in einem anderen Browser-Tab suchen müssten.

Der Link trägt den Namen des Eintrags – eine Aufgabe erscheint mit Schlüssel und Titel, etwa OCT-42 Importer ausliefern, eine Seite mit ihrem Titel. Markierter Text hat Vorrang: Markieren Sie Wörter, bevor Sie die Auswahl öffnen, werden diese Wörter zum Link – „siehe die Release-Checkliste“ bleibt also der Satz, den Sie geschrieben haben. Ein Querverweis öffnet sich im selben Browser-Tab, weil er innerhalb von Octbase bleibt; nur ein Link ins Web öffnet einen neuen.

Dateien hängen Sie über die Schaltfläche Datei anhängen an, per Drag-and-drop auf den Editor oder indem Sie ein Bild aus der Zwischenablage einfügen. Hochgeladene Bilder lassen sich in den Text einfügen und erscheinen dort schon beim Schreiben als Bild. Ein Bild, das die Aufgabe schon hat, kommt über die Anhangsleiste erneut in die Beschreibung: Seine Schaltfläche In die Beschreibung einfügen setzt es an der Cursorposition ein oder am Ende der Beschreibung. Bei einer archivierten Aufgabe fehlt die Schaltfläche.

Die Höhe des Editors ändern Sie mit dem Griff in seiner unteren rechten Ecke. Die gewählte Höhe bleibt für den Rest Ihrer Sitzung erhalten.

Anhänge: Was Sie hochladen können

Dateien lassen sich an eine Aufgabe anhängen – über die Anhangsleiste im Reiter Details, den Beschreibungseditor oder einen Kommentar – und an eine Seite (siehe Dateien und Diagramme auf einer Seite). Die folgenden Regeln gelten überall, auch für importierte Dateien.

• Bis zu 10 MiB pro Datei in der Standardeinstellung. Ihr Administrator kann diesen Wert für die gesamte Installation erhöhen oder senken; auf Ihrer Instanz wird eine größere Datei also womöglich akzeptiert – die App meldet es, wenn eine abgelehnt wird.
• Zulässige Dateitypen:
  • Bilder – PNG, JPEG, GIF, WebP
  • Dokumente – PDF; Word, Excel und PowerPoint; OpenDocument-Text, -Tabelle und -Präsentation; RTF
  • Text – reiner Text, Markdown, CSV und Logdateien
  • Diagramme – draw.io-Dateien: das native .drawio-Dokument und sein PNG-Export
  • Archive – ZIP
  Programme und Skripte werden bewusst abgelehnt, ebenso SVG, weil eine SVG-Datei ausführbaren Code enthalten kann. Geprüft wird eine Datei anhand ihres tatsächlichen Inhalts und nicht nur ihres Namens – Umbenennen hilft also nicht an der Prüfung vorbei, und eine Datei, die sich nur .drawio nennt, ohne eine zu sein, wird als das beurteilt, was sie wirklich ist.
• Bis zu 200 Dateien pro Aufgabe oder Seite. Löschen Sie eine, um Platz für eine weitere zu schaffen. Leere Dateien werden abgelehnt.
• Ein Speicherkontingent pro Person – die Dateien, die Sie hochgeladen haben, sind über alle Projekte hinweg standardmäßig auf 512 MiB begrenzt (auch diesen Wert kann Ihr Administrator ändern). Ist das Kontingent ausgeschöpft, werden weitere Uploads mit der Bitte abgelehnt, nicht mehr benötigte Anhänge zu löschen. Das Löschen eines Anhangs gibt dessen Speicher wieder frei.

Vorschau und Bilder

Die Werkzeugleiste im Reiter Details hat eine Schaltfläche Vorschau. Sie zeigt die Beschreibung so, wie sie gelesen wird, nicht wie sie geschrieben wurde – formatiert statt im Editor – und ist die einzige Stelle in Octbase, an der eine Beschreibung für sich allein dargestellt wird.

Die Vorschau sammelt außerdem die Dateien der Aufgabe: ein Raster Bilder mit Miniaturansichten und eine Liste Anhänge mit allem anderen. Ein Klick auf eine Miniatur öffnet die Bildansicht in voller Größe – die einzige in der ganzen App. Darin schließt Esc die Ansicht, und ← / → blättern durch die Bilder der Aufgabe.

Schnellaktionen

Unten im Reiter Details stehen die Aktionen für die ganze Aufgabe. (Eine Backlog-Schaltfläche gibt es nicht: Backlog ist ein Status wie die anderen – wählen Sie ihn im Feld Status, um die Aufgabe vom Board zu nehmen. Er wird immer angeboten, ob die Aufgabe gerade eine Karte hat oder nicht.)

• Archivieren / Wieder öffnen – archiviert eine offene Aufgabe oder öffnet eine archivierte wieder.
• Löschen – löscht die Aufgabe nach einer Bestätigung endgültig (anders als das Archivieren lässt sich das nicht rückgängig machen).

Aufgabenstatus

Backlog → Geplant → In Arbeit → In Prüfung → Erledigt, dazu Archiviert als eigene Aktion. Backlog ist die Aufgabe ohne Karte auf dem Board, und jeder andere Status ist eine Spalte des Boards, auf das ihre Karte gehört – Geplant ist die Spalte Zu erledigen, Erledigt die Spalte Erledigt; eine direkt aus dem Backlog abgeschlossene Aufgabe erscheint also in der Spalte Erledigt. Nur Erledigt kann auch ohne Karte vorkommen: Eine abgeschlossene Karte, die vom Board genommen wurde oder beim Entfernen ihrer Spalte übrig blieb, behält ihren Status. Eine neue Aufgabe beginnt im Backlog; legen Sie sie auf dem Board an, landet sie als Geplant in der Spalte Zu erledigen. Welche Status eine Aufgabe annehmen kann, ergibt sich aus Backlog und den Spalten des Boards, auf das ihre Karte gehört – das Sprint-Board, solange sie einem Sprint zugeordnet ist, sonst das Projekt-Board. Das Feld Status bietet also genau die Stufen an, die dieses Board darstellen kann, und ein Board ohne Spalte In Prüfung kennt keinen Status In Prüfung. Archiviert steht nie in dieser Liste: Archivieren ist die Aktion Archivieren (im Aufgabenpanel, in der Leiste für Sammelaktionen oder im Aufgabenmenü auf dem Smartphone), nie ein Status, den Sie setzen. Den Status zu setzen, den eine Aufgabe schon hat, ändert nichts. Erledigt ist ein gewöhnlicher Status: Eine abgeschlossene Aufgabe bleibt voll bearbeitbar und lässt sich wie jede andere in eine andere Stufe verschieben – abgeschlossene Arbeit ist fertig, aber nicht versiegelt. Nur eine archivierte Aufgabe ist eingefroren, und auch das nur eng begrenzt. Eingefroren ist, was die Aufgabe aussagt – Titel, Beschreibung, Typ, Aufwandsschätzung und Fälligkeitsdatum sowie ihr Status. Das ist der abgelegte Vorgang, und um ihn zu ändern, müssen Sie ihn wieder öffnen.

Wieder öffnen gilt nur für abgeschlossene Arbeit – eine noch offene Aufgabe lässt sich nicht „wieder öffnen“. So holen Sie eine archivierte Aufgabe zurück ins Spiel; eine erledigte Aufgabe braucht das nicht, denn das Feld Status bringt sie ohnehin dorthin, wo Sie sie haben möchten. Die Aufgabe kehrt in den offenen Status zurück, den sie vor dem Abschluss hatte (eine aus In Prüfung abgeschlossene Aufgabe öffnet sich wieder als In Prüfung), und ihre Karte kommt in die entsprechende Spalte. Gibt es diese Stufe auf ihrem Board nicht mehr oder ist nicht festgehalten, woher sie kam, landet sie im Backlog – dem einen Status, den jede Aufgabe immer annehmen kann. Die Erfolgsmeldung nennt, wohin sie gegangen ist.

Alles andere an einer archivierten Aufgabe bleibt bewusst veränderbar (bei einer erledigten Aufgabe ohnehin, zusammen mit allem oben Genannten):

• Wo sie steht – übergeordnete Aufgabe, Release, Sprint und ihr Platz auf dem Board. So lässt sich ein Projekt auch nach getaner Arbeit in eine Epic-/Story-Hierarchie umordnen, und abgeschlossene Arbeit kann dem Sprint und Release zugeordnet werden, zu dem sie gehört. (Der Status selbst ist bei einer archivierten Aufgabe eingefroren. Das Board zeigt eine archivierte Karte nie an, es gibt dort also nichts zu ziehen; über die API lässt sich ihre Karte weiterhin umsortieren oder vom Board nehmen, aber nicht in eine andere Spalte verschieben, bis die Aufgabe wieder geöffnet ist. Eine erledigte Karte lässt sich überallhin ziehen.)
• Wer sie hat – zugewiesene Person und Prüfer lassen sich weiterhin ändern, damit abgeschlossene Arbeit übergeben oder korrigiert werden kann.
• Ihre Priorität – weiterhin bearbeitbar; so lässt sich auch ein abgeschlossener Blocker herabstufen.
• Ihre Diskussion – Kommentare und Antworten bleiben bei abgeschlossenen Aufgaben möglich, denn ein Kommentar ist eine Notiz über den Vorgang und nicht Teil davon, und rückblickende Anmerkungen entstehen meist erst nach getaner Arbeit. Siehe Kommentare & Erwähnungen.

Eine erledigte Aufgabe wird 30 Tage nach ihrem Abschluss automatisch archiviert, damit abgeschlossene Arbeit von selbst vom Board verschwindet. Archivierte Aufgaben werden nie gelöscht – sie wandern in die Ansicht Archiv, wo sich jede von ihnen wieder öffnen lässt. Das Aufgabenpanel macht die Trennung direkt sichtbar: Bei einer archivierten Aufgabe sind die eingefrorenen Editoren deaktiviert, während alles aus der Liste oben nutzbar bleibt – was eine archivierte Aufgabe aussagt, ändern Sie also nur über Wieder öffnen. Das Panel einer erledigten Aufgabe ist das gewöhnliche, einschließlich des Beschreibungseditors. In der mobilen Begleit-App bietet ein Tipp auf den Status einer archivierten Aufgabe statt der Statusliste nur die Aktion Wieder öffnen an (zurück in den Status, aus dem sie abgeschlossen wurde); eine erledigte Aufgabe erhält die normale Statusliste.

Typen, Hierarchie und Prioritäten

Typen: Epic · Story · Aufgabe · Bug · Test · Unteraufgabe (dazu die optionalen Ebenen Thema und Initiative – siehe unten)
Prioritäten: Niedrig · Mittel · Hoch · Kritisch · Blocker (ein Projekt kann weitere festlegen)

Die Typen bilden eine feste Hierarchie: Epics enthalten Stories, Stories enthalten Aufgaben, Aufgaben enthalten Unteraufgaben. Den Platz einer Aufgabe darin legen Sie im Feld Übergeordnet fest (im Aufgabenpanel oder im Dialog zum Anlegen): Eine Unteraufgabe braucht immer eine übergeordnete Aufgabe, alle anderen Typen können auch ohne auskommen, und die oberste Ebene hat nie eine. Die übergeordnete Aufgabe kann auf jeder höheren Ebene liegen, nicht nur direkt darüber: Eine Aufgabe kann unmittelbar unter einem Epic stehen, ohne dass eigens eine Story dafür erfunden werden muss. Die Auswahl gruppiert die Optionen nach Typ, sodass Sie sehen, auf welcher Ebene jeder Kandidat liegt. Einzige Ausnahme ist die Unteraufgabe: Ihr übergeordnetes Element muss immer eine Aufgabe, ein Bug oder ein Test sein – eine Unteraufgabe gliedert genau ein Arbeitspaket dieser Ebene weiter auf. Das Panel listet die untergeordneten Aufgaben im Reiter Beziehungen auf (nur wenn es welche gibt).

Bug und Test sind keine zusätzlichen Ebenen, sondern gleichrangig mit der Aufgabe und stehen genau dort, wo eine Aufgabe steht. Ein Bug hängt also wie eine Aufgabe unter einer Story, eine Unteraufgabe kann einen Bug aufgliedern, und ein Bug kann keiner Aufgabe übergeordnet sein (Gleichrangige teilen sich eine Ebene, und das übergeordnete Element muss über dem untergeordneten liegen). Sie erhalten Aufwandsschätzungen wie eine Aufgabe, aus demselben Grund: Es ist Arbeit, die jemand erledigen muss. Anders als Thema und Initiative sind sie immer verfügbar und müssen nicht erst aktiviert werden.

Ändern Sie den Typ einer Aufgabe im Panel, hält Octbase die Hierarchie für Sie stimmig: Wird eine Aufgabe zur Unteraufgabe, werden Sie zuerst nach der übergeordneten Aufgabe gefragt (gespeichert wird die Änderung, sobald Sie diese im Feld Übergeordnet gewählt haben), und wechseln Sie zu einem Typ, unter den das bisherige übergeordnete Element nicht mehr passt, wird es automatisch entfernt.

Aufgabeneinstellungen pro Projekt (Admins)

Inhaber und Admins eines Projekts können die Typ-Hierarchie und die Prioritätenliste für ihr Projekt anpassen: in den Projekteinstellungen (Zahnrad in der oberen Leiste) im Reiter Aufgaben & Board.

• Zusätzliche Hierarchie-Ebenen. Aktivieren Sie Thema und Initiative, um die Hierarchie nach oben zu erweitern – die vollständige Kette lautet dann Thema → Initiative → Epic → Story → Aufgabe → Unteraufgabe. Jede Ebene ist unabhängig: Ist nur Thema aktiviert, liegt ein Thema direkt über den Epics. Sobald eine Ebene aktiv ist, erscheint ihr Typ im Dialog zum Anlegen, in den Filtern und in der Auswahl der übergeordneten Aufgabe. Eine Ebene lässt sich nicht deaktivieren, solange noch eine Aufgabe (oder Vorlage) dieses Typs existiert – wandeln Sie diese zuerst um oder löschen Sie sie. Aufgabenvorlagen gibt es nur über die API; die App hat keine Vorlagenverwaltung, in der Praxis halten also die Aufgaben eine Ebene offen.
• Eigene Prioritäten. Ergänzen Sie die fünf eingebauten Prioritäten um eigene (zum Beispiel URGENT). Die Namen werden in Großbuchstaben gespeichert und dürfen nicht mit einer eingebauten Priorität übereinstimmen. Eigene Prioritäten sind anschließend überall wählbar, wo es die eingebauten sind – im Dialog zum Anlegen, im Aufgabenpanel, in Filtern und bei Sammelaktionen. Eine eigene Priorität lässt sich nicht löschen, solange eine Aufgabe oder Vorlage sie noch verwendet.
• Aufwandsschätzung. Legen Sie fest, ob das Projekt Aufwände schätzt und in welcher Einheit: Keine Schätzung (Standard), Story Points oder Stunden. Siehe Aufwandsschätzung weiter unten.
• Board-Spalten. Karten pro Spalte legt fest, wie viele Karten eine Board-Spalte auf einmal anzeigt – standardmäßig 20. Siehe Wie viele Karten eine Spalte zeigt weiter unten.

Die Einstellungen sind eine eigene Seite, aufgebaut wie Ihre persönlichen Einstellungen – eine Karte pro Gruppe, nebeneinander. Jede Änderung wird sofort gespeichert: Es gibt keinen separaten Speicherschritt und keine Speichern-Schaltfläche, die Sie suchen müssten. Kehren Sie danach zum Board, zum Backlog oder zu einer anderen Aufgabenansicht zurück, ist die Änderung dort bereits zu sehen.

Diese Einstellungen gehören zum Projekt: Sie werden beim Export und Import eines Projekts mitgenommen und wirken sich auf kein anderes Projekt aus.

Wie viele Karten eine Spalte zeigt

Eine Board-Spalte zeigt höchstens so viele Karten, wie die Projekteinstellung Karten pro Spalte vorgibt – 20, sofern nicht geändert –, und diese Zahl ist eine feste Grenze, keine Seitengröße. Karten jenseits davon werden gar nicht gezeichnet, und auch Scrollen holt sie nicht herein. Enthält eine Spalte mehr, als sie zeigt, endet sie mit einem Hinweis, wie viele Karten nicht angezeigt werden, und einer Schaltfläche Board durchsuchen, die den Cursor ins Suchfeld des Boards setzt. Die Suche hebt die Grenze für alle Treffer auf, egal wie tief sie liegen – nichts ist also unerreichbar. Verschieben Sie eine gefundene Karte an den Anfang ihrer Spalte, gehört sie dauerhaft wieder zum sichtbaren Bereich. So öffnet sich auch ein Board mit einigen hundert abgeschlossenen Aufgaben in der Spalte Erledigt schnell, lässt sich flüssig bedienen, und eine Spalte bleibt lesbar statt nur scrollbar.

Beim Scrollen wird trotzdem nachgeladen, und es lohnt sich, beides auseinanderzuhalten. Eine Spalte lädt ihre Karten seitenweise; liegt die Grenze oberhalb dessen, was schon geladen ist, füllt sich die Spalte, während Sie dorthin scrollen – dann erscheint eine Schaltfläche N weitere Karten laden, die nennt, wie viele sie noch zeigen kann. Über die Grenze geht sie nie hinaus. Setzen Sie Karten pro Spalte auf 0, entfällt die Grenze ganz: Jede Karte wird gezeichnet und beim Scrollen nachgeladen.

Die Zahlen verschweigen nichts. Die Zahl neben dem Spaltennamen gilt immer für die ganze Spalte, nicht für den gerade sichtbaren Teil – eine Spalte, die 71 anzeigt und zwanzig Karten zeigt, verhält sich also korrekt. Nichts hat die Spalte verlassen, und Suche, Filter und Ziehen erfassen weiterhin jede Karte. Die einzige begrenzte Spalte ist Erledigt: Sie zeigt (und zählt) Arbeit, die in den letzten 90 Tagen abgeschlossen wurde, denn ältere abgeschlossene Arbeit ist ohnehin auf dem Weg ins Archiv – die Board-Suche findet sie trotzdem.

Was Sie gerade getan haben, bleibt immer sichtbar. Eine Karte, die ohne eigene Position in eine Spalte kommt – eine gerade angelegte oder eine, die wegen eines Statuswechsels umgezogen ist –, wird oben in der Spalte eingereiht und ist damit unabhängig von der Spaltengröße im sichtbaren Bereich. Eine Karte, die Sie ziehen, landet genau dort, wo Sie sie ablegen; liegt diese Stelle jenseits der Grenze, bleibt sie trotzdem sichtbar, bis Sie die Ansicht verlassen oder einen Filter ändern – eine Verschiebung, die nichts zeigt, sähe aus wie eine fehlgeschlagene. Inhaber und Admins ändern die Zahl unter Projekteinstellungen → Aufgaben & Board → Board-Spalten (bis zu 500 – ein höherer Wert wird mit einer Fehlermeldung abgelehnt, nicht stillschweigend gekürzt).

Aufwandsschätzung

Ein Projekt kann seinen Aufgaben eine Aufwandsschätzung geben, entweder in Story Points oder in Stunden. Standardmäßig ist sie ausgeschaltet: Bis ein Inhaber oder Admin unter Projekteinstellungen → Aufgaben & Board → Aufwandsschätzung eine Einheit wählt, erscheint im ganzen Projekt kein Schätzfeld – kein Eingabefeld an der Aufgabe, kein Badge auf den Karten. Ein Team, das nicht schätzt, bekommt davon nie etwas zu sehen.

Ist eine Einheit gewählt, erhält jede Story, Aufgabe, jeder Bug, Test und jede Unteraufgabe ein Schätzfeld in dieser Einheit – im Aufgabenpanel und im Dialog zum Anlegen – und zeigt den Wert als kleines Badge auf Board-Karten und Backlog-Zeilen. Bei Story Points bietet das Panel außerdem Fibonacci-Chips als Abkürzung an (1 · 2 · 3 · 5 · 8 · 13 · 21); sie dienen nur der Bequemlichkeit – Sie können jede ganze Zahl von 0 bis 100 eingeben, ein Team mit einer anderen Skala wird also nicht auf Fibonacci festgelegt. Stunden nehmen bis zu zwei Nachkommastellen an, von 0 bis 1000; die Pfeile des Eingabefelds springen in Viertelstunden, jeder andere Wert mit zwei Nachkommastellen lässt sich eintippen. Ein Klick auf den bereits gewählten Chip entfernt die Schätzung wieder.

• Leer ist nicht null. Eine Aufgabe ohne Schätzung ist nicht geschätzt – das ist eine andere Aussage als eine Schätzung von 0 („kostet nichts“). Beides ist erlaubt, und Octbase hält es auseinander. Leeren Sie das Feld, um zu „nicht geschätzt“ zurückzukehren.
• Epics, Initiativen und Themen werden nicht geschätzt. Sie sind Container – ihr Aufwand ist die Summe dessen, was sie enthalten. Octbase lehnt eine Schätzung für sie ab und lässt eine bereits geschätzte Aufgabe erst dann in einen dieser Typen umwandeln, wenn Sie die Schätzung entfernt haben.
• Beim Wechsel der Einheit geht nichts verloren. Stellen Sie ein Projekt von Story Points auf Stunden um, bleiben die bereits erfassten Punkte erhalten – sie sind nur ausgeblendet, solange Stunden die aktive Einheit sind, und kommen unverändert zurück, wenn Sie zurückwechseln. Dasselbe gilt, wenn Sie die Schätzung ganz ausschalten.
• Stunden sind eine Schätzung, keine Zeiterfassung. Gemeint ist, wie lange die Arbeit voraussichtlich dauert. Gebuchte oder verbleibende Zeit erfasst Octbase nicht.
• Schätzen beim Anlegen oder später. Auch der Dialog Aufgabe erstellen enthält das Schätzfeld, sodass eine Aufgabe gleich geschätzt angelegt werden kann, statt sie ein zweites Mal zu bearbeiten. Bleibt das Feld leer, ist die Aufgabe zunächst nicht geschätzt. Das Feld erscheint dort nach denselben Regeln wie überall – nur wenn das Projekt schätzt und nur solange der gewählte Typ eine Schätzung tragen kann; wechseln Sie den Typ zu Epic, verschwindet das Feld wieder.
• Auch auf dem Smartphone. Die mobile Begleit-App (/m/) zeigt die Schätzung auf ihren Aufgabenkarten und in der Aufgabenansicht und lässt Sie sie ändern: Tippen Sie auf die Schätzungszeile, um die Fibonacci-Abkürzungen und ein Zahlenfeld zu erhalten, oder auf Schätzung entfernen, um zu „nicht geschätzt“ zurückzukehren. Auch das Formular zum Anlegen auf dem Smartphone enthält das Feld.

Ein Wechsel der Einheit wird in der Aktivität des Projekts festgehalten, eine geänderte Schätzung in der Aktivität der Aufgabe. Schätzungen werden beim Export und Import eines Projekts mitgenommen und von Aufgabe kopieren übernommen (eine reine API-Funktion – keine der beiden Apps hat eine Kopier-Schaltfläche). Aufgabenvorlagen enthalten keine Standardschätzung. Sobald ein Projekt schätzt, können Sprint-Burndown und Velocity sowie die Projektstatistik die Schätzung auswerten, statt Aufgaben zu zählen.

Was der Dialog „Aufgabe erstellen“ festlegen kann

Beim Anlegen einer Aufgabe sind Sie nicht auf den Titel beschränkt: Der Dialog enthält auch Beschreibung, Typ, Priorität, zugewiesene Person, Fälligkeitsdatum, übergeordnete Aufgabe, Release, Sprint und – sofern das Projekt schätzt – eine Schätzung. Fast alles lässt sich also schon beim Anlegen ausfüllen – Sie müssen die Aufgabe nicht erst anlegen und danach noch einmal öffnen, um den Rest zu ergänzen.

Backlog

Das Backlog listet alle Aufgaben auf, die noch nicht auf dem Board liegen (nicht begonnene Arbeit), gruppiert nach Release. Nutzen Sie es für Backlog-Pflege und Sprint-Planung. Mit L gelangen Sie aus jedem Projekt hierher. Dasselbe Backlog können Sie auch als Spalte direkt auf dem Board einblenden – siehe Backlog-Spalte.

Setzen Sie den Status einer Aufgabe, verlässt sie das Backlog und kommt in die passende Board-Spalte – das Backlog bleibt so, was sein Name sagt, statt unbemerkt Arbeit zu sammeln, die längst läuft. Wählen Sie im Feld Status des Aufgabenpanels Backlog, schicken Sie eine Aufgabe zurück, und eine vom Board genommene Aufgabe erhält wieder den Status Backlog – die Regel gilt in beide Richtungen, alles im Backlog ist also tatsächlich nicht begonnen. Bereits erledigte Arbeit behält ihren Status, wo immer sie liegt.

Sortieren. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert das ganze Backlog nach dieser Spalte – die Gruppierung nach Release weicht dann einer einzigen, sortierten Liste. Ein zweiter Klick auf dieselbe Überschrift kehrt die Richtung um (ein Pfeil ▲/▼ markiert die aktive Spalte), ein dritter hebt die Sortierung auf und stellt die Gruppierung nach Release wieder her. Backlog und Aufgabenliste behalten ihre Sortierung jeweils für sich, während Sie zwischen den Ansichten wechseln; ein Neuladen setzt sie zurück.

Suchen. Das Suchfeld über der Liste grenzt sie schon während der Eingabe ein und durchsucht dabei Titel und Beschreibung der Aufgaben.

Eine Aufgabe über ihre ID finden

Jede Aufgabe hat eine ID aus Projektkürzel und Nummer – OCT-202 –, die auf ihrer Board-Karte, in ihrer Backlog-Zeile und oben in ihrem Aufgabenpanel steht. Geben Sie diese ID in das Suchfeld im Backlog, in der Ansicht Aufgaben oder auf dem Board ein, springen Sie direkt zu dieser einen Aufgabe – eine ID aus einer Chat-Nachricht oder einem Commit lässt sich also einfach einfügen, um die zugehörige Arbeit zu finden.

• Beide Schreibweisen funktionieren: die vollständige ID (OCT-202, in beliebiger Groß- und Kleinschreibung, optional mit vorangestelltem #) und die bloße Nummer (202).
• Die ID muss vollständig sein – OCT-20 findet Aufgabe 20, nicht 202.
• Eine ID aus einem anderen Projekt wird nicht zugeordnet: Die Suche nach ABC-202 im Projekt OCT liefert nichts statt der falschen Aufgabe.
• Die Textsuche läuft parallel weiter; eine Suche nach 202 listet also auch Aufgaben, die 202 in Titel oder Beschreibung erwähnen.

Jede Ansicht durchsucht, was sie zeigt: Das Backlog durchsucht nicht begonnene Arbeit, das Board die Karten in seinen Spalten, die Aufgabenliste beides. Für eine projektübergreifende Suche nutzen Sie die Suchseite; Strg+K findet die Aufgaben und Seiten dieses Projekts (und Projekte nach Namen), ohne die Ansicht zu verlassen. Beides ist unter Suche beschrieben.

Aufgabenliste

Die Aufgabenliste ist die tabellarische Alternative zum Kanban-Board: Sie zeigt alle Aufgaben des Projekts, gruppiert nach Status. Jede Gruppe zeigt zunächst ihre ersten 100 Zeilen, den Rest holt die Schaltfläche N weitere Karten laden nach, die die Zahl der zurückgehaltenen Einträge nennt und hier wie auf dem Board von Karten spricht – siehe Wie viele Zeilen eine Gruppe zeigt. Die Liste eignet sich, um den Stand aller Arbeiten schnell zu überblicken oder Änderungen auf viele Aufgaben auf einmal anzuwenden.

Mit der Filterleiste über der Tabelle schränken Sie nach Typ, Priorität oder Status ein. Aufgaben im Status Archiviert stehen nicht hier, sondern im Archiv. Die Filter stehen in der URL, wie unter Filtern beschrieben, die Ansicht lässt sich also als Lesezeichen speichern. Das Suchfeld daneben durchsucht Titel und Beschreibung einer Aufgabe oder findet sie über ihre ID – siehe Eine Aufgabe über ihre ID finden. Die Textsuche beginnt ab drei Zeichen (eine ID beliebiger Länge funktioniert immer); die Suche im Backlog kennt diese Mindestlänge nicht.

Sortieren. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die gesamte Liste nach dieser Spalte: Die Gruppierung nach Status weicht einer einzigen, flachen Liste, und sortiert werden alle Aufgaben des Projekts, nicht nur die gerade angezeigten Zeilen. Ein zweiter Klick auf dieselbe Überschrift kehrt die Richtung um (ein Pfeil ▲/▼ markiert die aktive Spalte), ein dritter hebt die Sortierung auf und stellt die Gruppierung nach Status wieder her. Jede Spalte sortiert nach ihrer Bedeutung statt alphabetisch: der Typ nach der Hierarchie, der Status nach der Reihenfolge im Arbeitsablauf, die Priorität nach ihrem Rang. Zeilen ohne Wert in der sortierten Spalte – etwa ohne zugewiesene Person oder ohne Fälligkeitsdatum – stehen in beiden Sortierrichtungen am Ende, denn sie haben keinen kleinen Wert, sondern gar keinen.

Wie viele Zeilen eine Gruppe zeigt

Jede Statusgruppe zeigt ihre ersten 100 Zeilen. Enthält sie mehr, erscheint darunter die Schaltfläche N weitere Karten laden, die nennt, wie viele noch fehlen. Jeder Klick lädt weitere hundert Zeilen in diese Gruppe nach, ohne die anderen Gruppen zu verändern – bis zu 1.000 Zeilen pro Gruppe. Darüber hinaus ersetzt ein Hinweis die Schaltfläche: Er sagt, was angezeigt wird, und dass Sie den Rest über eine engere Suche oder strengere Filter erreichen. Ein Projekt mit Tausenden Aufgaben öffnet sich deshalb so schnell wie ein kleines, weil von jeder Gruppe nur die ersten hundert Einträge geladen werden.

Die Zahlen sind vollständig, die Zeilen sind ein Ausschnitt davon. Eine Überschrift In Arbeit 120 über zwölf Zeilen beschreibt die ganze Gruppe, nicht das Angezeigte – genau wie das Zähler-Badge einer Board-Spalte. Filter und Suche übersehen dabei nichts, nur weil es nicht angezeigt wird: Beide beantwortet der Server über die ganze Gruppe, nicht anhand der Zeilen auf dem Bildschirm. Sammelaktionen dagegen wirken auf Zeilen, die Sie auswählen können, und auswählen lassen sich nur angezeigte Zeilen. Laden Sie eine Gruppe also vollständig, bevor Sie alle ihre Einträge auswählen.

Wenn Sie einen Filter ändern, etwas ins Suchfeld tippen oder neu sortieren, wird die Liste neu geladen, und die Gruppen zeigen wieder ihre ersten hundert Zeilen – die aufgeklappten Zeilen gehörten zur vorherigen Abfrage. Sortieren nach einer Spalte fasst die Statusgruppen zudem zu einer einzigen sortierten Liste zusammen, die ihre eigene Schaltfläche N weitere Karten laden hat.

Das Backlog ist anders aufgebaut: Es gruppiert nach Release, und eine Release-Gruppe ist kurz genug, um sie ganz zu lesen.

Wählen Sie Zeilen über ihre Kontrollkästchen aus, um Sammelaktionen auf viele Aufgaben gleichzeitig anzuwenden. Jede Zeile hat außerdem eine Schaltfläche zum Löschen (nur sichtbar, wenn Ihre Rolle es erlaubt), mit der Sie eine einzelne Aufgabe nach einer Rückfrage löschen. Eine Aufgabe, die noch Unteraufgaben hat, lässt sich nicht direkt löschen – löschen oder lösen Sie zuerst die Unteraufgaben; die App sagt Ihnen, wenn das der Grund ist.

Mindmap

Der Eintrag Mindmap in der Projekt-Seitenleiste zeigt die offenen Aufgaben des Projekts – alles, was nicht abgeschlossen ist, einschließlich des Backlogs – als Mindmap, die sich von links nach rechts verzweigt: das Projekt als Wurzel, dann Epics → User Stories → Aufgaben → Unteraufgaben (davor Themen und Initiativen, wenn das Projekt diese Ebenen eingeschaltet hat). So sehen Sie auf einem Bildschirm, wie die Arbeit zusammenhängt. Ein Klick auf einen Knoten öffnet sein Aufgabenpanel; ein Doppelklick klappt seine Kinder ein oder aus – ein eingeklappter Knoten trägt ein Badge +N mit der Zahl der verborgenen Kinder. Das Einklappen betrifft nur die Ansicht und gilt, bis Sie die App verlassen. Mit der Tastatur klappt ← den fokussierten Knoten ein und → aus, Enter öffnet ihn.

Die Hierarchie folgt dem Feld Übergeordnet jeder Aufgabe: Eine Story hängt unter ihrem Epic, eine Aufgabe unter ihrer Story, eine Unteraufgabe unter ihrer Aufgabe.

Per Ziehen neu zuordnen. Ziehen Sie einen Knoten auf einen anderen, um ihn zu dessen Kind zu machen, oder auf den Projektknoten an der Wurzel, um ihn von seinem übergeordneten Element zu lösen – über einem ziehbaren Knoten wird der Mauszeiger zur Greifhand. Ein Ablegen, das die Typregeln verbieten, wird abgelehnt statt stillschweigend ignoriert, und die App nennt die Regel, die es verhindert hat: Ein Knoten kann nur unter einem Knoten liegen, dessen Typ über seinem eigenen steht, und keine Aufgabe lässt sich unter eines ihrer eigenen Kinder verschieben. Die Sammelzweige (Stories ohne Epic, Aufgaben ohne übergeordnetes Element) sind Beschriftungen und keine Aufgaben, deshalb kann man nichts auf ihnen ablegen. Um eine Zuordnung aufzuheben, legen Sie den Knoten stattdessen auf der Projektwurzel ab.

Jede Linie in der Mindmap bedeutet genau eines: übergeordnet und untergeordnet. Beziehungen zwischen Aufgaben – „bezieht sich auf“, „blockiert“, „dupliziert“ – werden hier bewusst nicht gezeichnet. Sie folgen nicht der Hierarchie von links nach rechts, auf der das Layout aufbaut, und eine Kante quer dazu macht die Mindmap unübersichtlicher, statt sie zu bereichern. Sie finden sie im Reiter Beziehungen der Aufgabe, der sie in beide Richtungen auflistet und eine eigene Übersicht Abhängigkeiten zeichnet.

Labels

Ein Label ist ein frei wählbares Schlagwort, das eine Aufgabe tragen kann – needs-design, kundenmeldung oder welches Vokabular Ihr Team ohnehin verwendet. Labels gehören zum Projekt, sodass das dringend zweier Teams getrennt bleibt.

Labels verwalten

Öffnen Sie die Seite ⚙ Projekteinstellungen und dort den Reiter Aufgaben & Board; Labels ist eine seiner Karten. Sie legen ein Label an, indem Sie einen Namen eingeben (bis zu 40 Zeichen) und eine von acht Farben wählen – Schiefergrau, Rot, Bernstein, Grün, Petrol, Blau, Violett, Rosa. Sie wählen die Farbe über ihren Namen, nicht über einen Hex-Wert, damit das Label in allen vier Designs lesbar bleibt. Namen sind pro Projekt eindeutig, ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung: Backend und backend können nicht nebeneinander existieren.

Jedes Label lässt sich umbenennen (die Änderung erreicht alle Aufgaben, die es tragen) und umfärben. Wenn Sie ein Label löschen, verschwindet es von allen Aufgaben, die es tragen, und das lässt sich nicht rückgängig machen – die Rückfrage weist darauf hin.

Labels an Aufgaben vergeben

Das Aufgabenpanel hat eine Zeile Labels mit Umschalt-Chips: Ein Klick hängt ein Label an, ein weiterer entfernt es wieder. Hat das Projekt noch keine Labels, steht dort Noch keine Labels definiert, wobei Labels direkt zur Karte Labels in den Projekteinstellungen führt (für alle, die diesen Reiter öffnen dürfen). Angehängte Labels erscheinen als kleine farbige Chips auf Board-Karten und Backlog-Zeilen, sodass das Schlagwort sichtbar ist, ohne die Aufgabe zu öffnen.

Sammelaktionen

Wählen Sie mehrere Aufgaben über die Kontrollkästchen im Backlog und in der Aufgabenliste aus. Board-Karten haben keine Kontrollkästchen – ausgewählt wird in den Listenansichten, nicht auf dem Board. Am unteren Rand erscheint dann eine Leiste, mit der Sie eine Änderung auf alle ausgewählten Aufgaben gleichzeitig anwenden.

Verfügbare Sammelaktionen: Priorität oder zugewiesene Person setzen; Status setzen – nur in der Aufgabenliste, denn Arbeit im Backlog ist noch nicht begonnen, und sie aufs Board zu legen ist ihr Statuswechsel; Zum Board hinzufügen, eine einzelne Schaltfläche im Backlog, die die Auswahl als Geplant in die Spalte Zu erledigen des Boards legt – oder in seine erste Spalte, wenn es keine Spalte für „Geplant“ gibt (eine Auswahl der Zielspalte gibt es ebenso wenig wie ein gesammeltes Zurücklegen ins Backlog); Archivieren; und Löschen (nur angeboten, wenn Ihre Rolle es erlaubt). Archivieren und Löschen fragen vorher nach. Ein gesammelt gesetzter Status platziert die Aufgaben genauso wie das Aufgabenpanel: Jede landet in der Spalte, die diesen Status trägt.

Archivierte Arbeit wird übersprungen: Eine Aufgabe im Status Archiviert in der Auswahl behält ihren Status, wenn Sie gesammelt einen Status setzen – so wie auch das Aufgabenpanel die Änderung verweigert. Öffnen Sie sie einzeln wieder (über ihre Schaltfläche Wieder öffnen), wenn sie zurück ins Spiel soll. Aufgaben im Status Erledigt werden dagegen nicht übersprungen: Sie übernehmen einen gesammelten Statuswechsel wie jede andere Aufgabe, und ihre Karten wandern mit. Die übrigen Sammelaktionen – Priorität, zugewiesene Person, Archivieren – gelten ebenfalls für abgeschlossene Aufgaben, entsprechend dem, was das Aufgabenpanel bei ihnen erlaubt.

Die Liste Zuweisen an… bietet dieselben Personen an wie das Aufgabenpanel: die Mitglieder des Projekts und dazu – sind Sie globaler Admin – die Super-Admins, die kein Mitglied sind, gekennzeichnet mit (Admin).

Archiv

Die Ansicht Archiv listet alle Aufgaben des Projekts mit dem Status Archiviert – sowohl solche, die Sie von Hand archiviert haben, als auch solche, die Octbase automatisch archiviert hat. Sie öffnen sie über den Eintrag Archiv in der Projekt-Seitenleiste. Sie sieht aus und funktioniert wie die Aufgabenliste: dieselben Spalten, dasselbe Sortieren über eine Spaltenüberschrift, dasselbe Suchfeld und dieselben Filter nach Typ und Priorität, und eine Zeile öffnet das Panel der Aufgabe. Einen Statusfilter hat sie nicht, denn jede Aufgabe darin ist archiviert, und auch keine Schaltfläche Aufgabe erstellen. Das Archiv steht auch dann zur Verfügung, wenn Ihre Administration die Aufgabenliste abgeschaltet hat.

Die Schaltfläche mit dem kreisförmigen Pfeil am Ende einer Zeile ist Wieder öffnen; das Panel der Aufgabe bietet dieselbe Aktion. Wählen Sie mehrere Zeilen aus, bietet die Leiste für Sammelaktionen Wieder öffnen und, wenn Sie Aufgaben löschen dürfen, Löschen. Wieder öffnen holt eine Aufgabe in den offenen Status zurück, aus dem sie geschlossen wurde (ansonsten in Backlog), und ihre Zeile verlässt das Archiv. Die Karte der Aufgabe folgt: Bei einem Status, den das Board anzeigen kann, landet die Karte in der passenden Spalte – Geplant in Zu erledigen. Eine Aufgabe, die aus dem Backlog heraus archiviert wurde, kehrt dagegen ohne Karte ins Backlog zurück, denn Backlog ist der Status, aus dem sie geschlossen wurde.

Releases

Ein Release ist ein langfristiges Ziel, das Aufgaben zu einem auslieferbaren Produktinkrement bündelt. Drücken Sie innerhalb eines Projekts R, um die Ansicht „Releases“ zu öffnen.

Lebenszyklus

• Geplant – die Arbeit an diesem Release läuft
• Abgeschlossen – alle Aufgaben erledigt, das Release ist ausgeliefert

Ein Release lässt sich nicht abschließen, solange es noch offene Aufgaben hat. Octbase verweigert den Abschluss mit der Meldung „Dieses Release hat noch offene Aufgaben. Schließen oder verschieben Sie sie zuerst.“, listet die Aufgaben aber nicht auf. Das Backlog gruppiert nicht begonnene Arbeit nach Release, und die Karten auf dem Board zeigen ihr Release-Kennzeichen.

Ein Release anlegen und verwalten

Neues Release in der Ansicht „Releases“ öffnet einen Dialog mit drei Feldern: einem Namen, einem optionalen Ziel (ein Satz, der sagt, wofür dieses Release da ist – er steht auf der Release-Karte und ist das, was man beim Überfliegen liest) und einem optionalen Fälligkeitsdatum, das das Release in die Dashboard-Liste Anstehende Releases bringt.

Jede Release-Karte hat ihre eigenen Aktionen:

• Bearbeiten – Name, Ziel oder Fälligkeitsdatum jederzeit ändern, auch nach der Auslieferung.
• Release veröffentlichen – schließt es ab. Wird verweigert, solange noch eine seiner Aufgaben offen ist.
• Wieder öffnen – der Abschluss ist nicht endgültig. Ein ausgeliefertes Release lässt sich wieder öffnen, und das Aktivitätsprotokoll verzeichnet beides als getrennte Ereignisse, Release „…“ abgeschlossen und Release „…“ wieder geöffnet.
• Löschen – entfernt den Release-Eintrag. Die Aufgaben bleiben erhalten; sie sind danach nur keinem Release mehr zugeordnet.

Sprints

Sprints sind zeitlich begrenzte Iterationen (meist ein bis zwei Wochen), mit denen Sie ein Release Schritt für Schritt umsetzen. Pro Projekt kann immer nur ein Sprint Aktiv sein. Drücken Sie S, um die Ansicht „Sprints“ zu öffnen.

Was ein Sprint festhält

Neuer Sprint fragt nach einem Namen, einem optionalen Ziel, einem optionalen Start- und Enddatum sowie optional nach dem Release, auf das der Sprint einzahlt. Der erste Eintrag der Auswahl lautet Mit keinem Release verknüpft, sodass ein Team, das Sprints ohne Releases führt, nicht zu einem gezwungen wird.

Sind beide Daten gesetzt, gelten drei Regeln; Verstöße werden auf dem Bildschirm gemeldet statt stillschweigend hingenommen:

• Sprints dürfen sich nicht überschneiden. Ein Zeitraum, der den eines bestehenden geplanten oder aktiven Sprints berührt, wird abgelehnt. Das Enddatum zählt zum Zeitraum, ein Sprint, der am Enddatum eines anderen beginnt, überschneidet sich also mit ihm. Abgeschlossene Sprints blockieren nichts.
• Das Enddatum darf nicht vor dem Startdatum liegen.
• Ein Sprint umfasst höchstens 366 Tage.

Ein Sprint lässt sich bearbeiten (mit denselben Feldern), bis er abgeschlossen ist, und jederzeit löschen. Das Löschen zerstört keine Arbeit: Die Aufgaben des Sprints kehren ins Backlog zurück, und die Rückfrage sagt das, bevor Sie bestätigen.

Sprint-Status

• Geplant – angelegt, aber noch nicht gestartet. Jetzt planen Sie den Umfang, indem Sie Aufgaben auf sein Board legen
• Aktiv – läuft gerade (auf der Karte mit blauem linkem Rand markiert); der Umfang ist gesperrt
• Abgeschlossen – beendet; unerledigte Aufgaben wandern automatisch zurück ins Backlog und erhalten wieder den Status Backlog

Das Sprint-Board

Jeder Sprint erhält bereits beim Anlegen ein eigenes Sprint-Board (seine Spalten werden vom Standard-Board des Projekts übernommen). Sie öffnen es über die Schaltfläche Board planen bzw. Board öffnen auf der Sprint-Karte; das Banner des Boards zeigt den Namen des Sprints und führt zurück zur Ansicht „Sprints“. Das Sprint-Board besteht vom Anlegen bis zum Abschluss des Sprints.

Den Umfang planen (vor dem Start)

Solange ein Sprint Geplant ist, öffnen Sie sein Board, blenden die Backlog-Spalte ein (Schalter in der Werkzeugleiste) und ziehen Aufgaben aus dem Backlog in eine Spalte. Eine Aufgabe, die Sie auf das Sprint-Board ziehen, gehört damit zum Sprint. Planen Sie die gesamte Arbeit, die Sie zusagen wollen, bevor Sie starten.

Einen Sprint starten und abschließen

Klicken Sie bei einem geplanten Sprint auf Sprint starten, um ihn zu aktivieren. Sobald ein Sprint Aktiv ist, ist sein Umfang für Neuzugänge gesperrt: Sie können keine neuen Aufgaben mehr auf sein Board ziehen (eine Meldung weist auf den gesperrten Umfang hin), Aufgaben, die bereits im Sprint sind, bewegen sich aber frei zwischen den Spalten. Entfernen bleibt möglich: Nehmen Sie eine Karte vom Board eines laufenden Sprints, wird die Aufgabe aus dem Sprint herausgenommen, auf Backlog zurückgesetzt und kehrt ins Backlog zurück. Am Ende der Iteration klicken Sie auf Sprint abschließen – ein Bestätigungsdialog weist darauf hin, dass unerledigte Aufgaben zurück ins Backlog wandern. Dort stehen sie mit dem Status Backlog bereit, um in einem späteren Sprint wieder aufgenommen zu werden. Das Ergebnis des Sprints wird vorher festgehalten, die unten beschriebenen Zahlen bleiben davon also unberührt.

Eine archivierte Aufgabe zählt weiterhin, und zwar auf beiden Seiten der Kennzahl: Archivieren ist eine Form des Abschließens, eine archivierte Aufgabe im Sprint gilt daher als zugesagt und als erledigt.

Beim Abschluss hält ein Sprint sein Ergebnis als erledigt / zugesagt fest – 2/5 etwa bedeutet, dass fünf Aufgaben für den Sprint zugesagt und zwei davon abgeschlossen wurden, also Erledigt oder archiviert sind (eine archivierte Aufgabe gilt als abgeschlossen). Gezählt werden die Aufgaben, deren Feld Sprint auf diesen Sprint verweist, gleich wie sie dorthin gekommen sind. Die Karte des abgeschlossenen Sprints zeigt die Zahl auch dann noch, wenn die unerledigten Aufgaben längst wieder im Backlog liegen.

Aufgaben einem Sprint zuordnen

Der übliche Weg ist, Aufgaben beim Planen auf das Sprint-Board zu ziehen (siehe oben). Sie können den Sprint einer Aufgabe aber auch direkt setzen: im Aufgabenpanel → Reiter „Details“ → Feld Sprint. Die Auswahl zeigt nur geplante und aktive Sprints.

Sprint-Berichte: Burndown & Velocity

Jede Karte eines aktiven oder abgeschlossenen Sprints hat eine Schaltfläche Bericht, die zwei Diagramme aufklappt:

• Burndown – die verbleibende Arbeit an jedem Kalendertag des Sprint-Zeitraums, verglichen mit der idealen Geraden bis null. Bei einem laufenden Sprint bleiben künftige Tage leer, und der aktuelle Tag wird live aktualisiert.
• Velocity – zugesagte und erledigte Zahlen der letzten abgeschlossenen Sprints des Projekts (bis zu sechs), sodass Sie die Entwicklung des Durchsatzes über die Iterationen hinweg sehen.

In einem Projekt, das in Story Points oder Stunden schätzt, erhält der Bericht einen Umschalter Aufgaben / Story Points (bzw. Aufgaben / Stunden) und öffnet mit der Aufwandsansicht. Das Burndown sinkt dann am Tag des Abschlusses um die Schätzung der Aufgabe statt um eins pro Ticket – drei Kleinigkeiten zu je einem Punkt und eine Story mit 13 Punkten sehen also nicht gleich aus. Zugesagte Aufgaben ohne Schätzung wiegen nichts; das Diagramm nennt ihre Anzahl, statt die Zusage stillschweigend zu klein darzustellen. Die Velocity wechselt automatisch auf Aufwand, sobald Sprints unter Schätzung abgeschlossen wurden. Hat das Projekt seine Einheit irgendwann gewechselt, zählt die Velocity weiter Aufgaben, statt Punkte und Stunden zu addieren.

Berichte gibt es nur in der Desktop-Version; die mobile Begleit-App enthält sie nicht.

Projektstatistik

Das Diagrammsymbol in der oberen Leiste, direkt links vom Zahnrad der Projekteinstellungen, öffnet die Statistikseite des Projekts – den Überblick, den sich eine Projektleitung vor einem Standup oder einer Lenkungsausschusssitzung wünscht. Die Seite gilt für ein Projekt, ist schreibgeschützt und steht allen Projektmitgliedern offen.

• Kennzahl-Kacheln – offene Aufgaben, in Arbeit, in den letzten 30 Tagen erledigt (verglichen mit der Zahl der im selben Zeitraum angelegten), überfällig und nicht zugewiesen. „Überfällig“ und „Nicht zugewiesen“ zählen nur offene Aufgaben: Eine abgeschlossene Aufgabe, die zu spät kam, ist Geschichte und kein Handlungsbedarf. Läuft gerade ein Sprint (oder wurde zuletzt einer abgeschlossen), nennt ihn eine weitere Kachel und zeigt erledigt / zugesagt sowie die verbleibenden Tage der Iteration. Schätzt das Projekt, zeigen zwei weitere Kacheln den verbleibenden Aufwand und die Zahl der noch ungeschätzten Aufgaben.
• Sprint-Burndown – der laufende Sprint oder, wenn keiner läuft, der zuletzt abgeschlossene; in Aufwand gemessen, wo das Projekt schätzt.
• Durchsatz – wie viel in jeder der letzten 8 Wochen erledigt wurde. Eine ruhige Woche erscheint als Balken der Höhe null, nicht als Lücke.
• Durchlaufzeit – wie lange eine Aufgabe von der Erstellung bis zum Abschluss brauchte, über die letzten 90 Tage. Der Median steht neben dem Mittelwert, weil ein einzelner Nachzügler den Mittelwert an eine Stelle zieht, an der keine echte Aufgabe liegt.
• Verteilungen – Aufgaben nach Status, Aufgaben nach Typ und offene Arbeit nach Priorität (abgeschlossene und archivierte Aufgaben fehlen im Prioritätsdiagramm, denn es geht darum, was noch ansteht).
• Offene Arbeit je Person – wie sich die offenen Aufgaben auf das Team verteilen, mit dem Gesamtaufwand je Person, wo das Projekt schätzt, und der Zahl offener Aufgaben, für die niemand zuständig ist.
• Velocity und Releases – die Entwicklung der Velocity und der Release-Plan: wie viele Releases offen und abgeschlossen sind, der nächste Termin und ob ein offenes Release ihn bereits überschritten hat.

Schalten Sie für das Projekt die Aufwandsschätzung ein (siehe Aufwandsschätzung), ergänzt die Seite eine Aufwandsübersicht – verbleibend, erledigt und die Zahl der noch ungeschätzten Aufgaben – und misst Burndown und Durchsatz in dieser Einheit. Ist die Schätzung ausgeschaltet, erscheint nichts davon, und alle Kennzahlen zählen Aufgaben.

Projektaktivität

Die Ansicht „Aktivität“ zeigt ein Ereignisprotokoll aller Vorgänge im gesamten Projekt, das neueste zuerst – Änderungen an Aufgaben, Kommentare, veröffentlichte Seiten, Sprint-Übergänge und mehr.

Jeder Eintrag zeigt die Art des Ereignisses als Symbol, die zugehörige Aufgabe, eine verständliche Beschreibung und in der Fußzeile, wie lange das Ereignis zurückliegt, gefolgt von genauem Datum und Uhrzeit. Einträge zu einer Aufgabe sind anklickbar und öffnen direkt deren Aufgabenpanel.

Die Überschrift nennt die Gesamtzahl der Einträge im Protokoll. Die Ansicht lädt die 50 neuesten davon; Ältere Aktivitäten laden am Ende der Liste holt die nächsten 50 und verschwindet, sobald Sie das Ende des Protokolls erreicht haben.

Diese Ansicht und das Audit-Protokoll für Administratoren sind die beiden chronologischen Aufzeichnungen in Octbase, und sie sind bewusst dieselbe Seite: gleiche Überschrift mit Eintragszahl, gleiche Zeilen, gleiche Fußzeile (nur das Audit-Protokoll hat eine schmalere Lesebreite). Das Audit-Protokoll ergänzt nur, was es allein hat: einen Farbstreifen für den Schweregrad an jeder Zeile und die Quell-IP-Adresse in der Fußzeile.

Aktivitätseinträge werden nach einer Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht (standardmäßig nach 365 Tagen; der Betreiber kann die Frist ändern oder das Löschen abschalten). Das Protokoll zeigt also die jüngere Geschichte, nicht die gesamte Lebensdauer des Projekts.

Kommentare & Erwähnungen

Kommentare schreiben Sie im Reiter Kommentare des Aufgabenpanels – zu jeder Aufgabe, auch zu einer, die bereits Erledigt oder Archiviert ist: Bei einer archivierten Aufgabe ist der Inhalt eingefroren, die Diskussion aber nie geschlossen, und eine erledigte Aufgabe ist überhaupt nicht eingefroren (siehe Aufgabenstatus). Das Kommentarfeld hat dieselbe Formatierungsleiste wie die Aufgabenbeschreibung, einschließlich Datei anhängen – ein Kommentar kann also einen Screenshot oder ein Dokument enthalten. Sie können auch eine Datei auf das Feld ziehen oder ein Bild direkt hineinkopieren; ein eingefügtes Bild wird schon beim Schreiben als Bild angezeigt. Dasselbe gilt beim Bearbeiten eines vorhandenen Kommentars.

Kommentarfeld und Beschreibungseditor haben beide unten rechts einen Ziehgriff: Ziehen Sie ihn nach unten, um einem langen Kommentar mehr Platz zu geben. Die Größe gilt für die laufende Bearbeitung.

@-Erwähnungen

Tippen Sie @ und den Anzeigenamen eines Teammitglieds (Groß- und Kleinschreibung egal), um es zu erwähnen. Eine Vorschlagsliste gibt es nicht, tippen Sie den Namen also vollständig; tragen zwei Mitglieder denselben Namen, werden beide benachrichtigt. Die Erwähnung erzeugt eine Benachrichtigung in der App und, sofern die Einstellungen der Person es zulassen, eine E-Mail. Wird ein Kommentar bearbeitet, erhalten nur die Personen eine Benachrichtigung, die darin neu erwähnt werden.

Antworten

Mit Antworten reagieren Sie direkt auf einen Kommentar; Antworten erscheinen eingerückt unter dem Kommentar, auf den sie sich beziehen. Eigene Kommentare und Antworten können Sie bearbeiten und löschen, Inhaber und Admins eines Projekts auch die aller anderen. Das Löschen fragt vorher nach und entfernt die Antworten darunter mit; hat jemand anderes bereits auf Ihren Kommentar geantwortet, können nur noch Inhaber oder Admins ihn löschen.

Ein einzelner Kommentar fasst bis zu 10.000 Zeichen. Die Grenze ist großzügig bemessen und im Alltag kaum zu erreichen – lang genug für ein Review oder eine Nachbetrachtung. Es gibt sie aber, und ein Dokument, das darüber hinauswächst, gehört auf eine Seite, auf die die Aufgabe verlinken kann.

Benachrichtigungen

Das Glockensymbol in der oberen Leiste zeigt die Zahl Ihrer ungelesenen Benachrichtigungen. Ein Klick darauf öffnet die vollständige Liste.

Benachrichtigungen erscheinen in der App und auf Wunsch per E-Mail. Die Einstellungen je Art (In-App / E-Mail / beides) legen Sie auf Ihrer Seite Einstellungen fest.

Oben im Panel steht die Aktion Alle als gelesen markieren, die das Badge für ungelesene Benachrichtigungen in einem Schritt leert, statt jede Benachrichtigung einzeln.

Benachrichtigungseinstellungen

Die Benachrichtigungseinstellungen stehen auf Ihrer Seite Einstellungen (/#/settings) in der Karte Benachrichtigungseinstellungen. Die Seite ist ein responsives Raster; welche Karte neben welcher steht, hängt also von der Breite Ihres Fensters ab – suchen Sie die Karte an ihrem Namen, nicht an ihrer Position. Öffnen Sie das Benachrichtigungspanel und klicken Sie unten auf Einstellungen, um direkt dorthin zu springen. Für jede Art von Benachrichtigung wählen Sie, ob Sie sie in der App, per E-Mail, auf beiden Wegen oder gar nicht erhalten möchten.

Für jede Art schalten Sie die Zustellung In-App und E-Mail unabhängig voneinander, und Änderungen wirken sofort – mit einer Ausnahme: „Von Ihnen erstellte oder Ihnen zugewiesene Aufgabe wurde geändert“ gibt es nur per E-Mail; in der Spalte „In-App“ steht dort ein inaktiver Strich statt eines Schalters. Solange Sie nichts ändern, kommen alle übrigen Arten nur in der App an, die E-Mail ist ausgeschaltet.

Echtzeit-Aktualisierungen

Der Punkt in der oberen Leiste zeigt, ob Ihre Sitzung in Ordnung ist, und kennt drei Zustände: Live, Verbindung wird hergestellt… (nur während der ersten Prüfung) und Getrennt. Er zeigt nicht den Zustand des Live-Update-Streams: Bricht dieser ab, verbindet er sich selbstständig neu, mit Pausen von höchstens 30 Sekunden zwischen den Versuchen, und der Punkt bleibt die ganze Zeit unverändert. Nur der erste Zustand bedeutet, dass Sie Änderungen sehen, sobald sie geschehen; bei den anderen beiden sollten Sie neu laden, bevor Sie dem Bildschirm trauen.

Octbase schickt Live-Aktualisierungen per Server-Sent Events (SSE) an alle, die dasselbe Projekt geöffnet haben. Verschiebt jemand aus dem Team eine Aufgabe oder ändert einen Status, erscheint innerhalb etwa einer Sekunde das Banner „Dieser Inhalt hat sich geändert, seit Sie ihn geöffnet haben.“ mit der Schaltfläche Neu laden. Es erscheint in den Ansichten Board, Sprint-Board, Backlog, Aufgaben, Kalender und Statistik. Ein neuer oder bearbeiteter Kommentar löst es nur dort aus, wo Sie ihn lesen würden – in einem geöffneten Aufgabenpanel –, nicht auf dem ganzen Board. Ihre eigenen Änderungen lösen es nie aus.

Die Seite zeichnet sich bewusst nicht von selbst neu: Eine Ansicht, die sich beim Lesen neu aufbaut, kostet Sie die Scrollposition, die Auswahl und die Stelle in einer halbfertigen Bearbeitung. Sie laden neu, wann es Ihnen passt.

Die Neuverbindung erfolgt exponentiell – 1 s → 2 s → 4 s, höchstens 30 s zwischen den Versuchen –, sodass sich eine kurze Netzwerkstörung von selbst erledigt, ohne dass Sie etwas tun müssen.

Wenn zwei dasselbe bearbeiten

Octbase sperrt nichts; zwei Personen können also dieselbe Aufgabe oder Seite gleichzeitig öffnen. Würde die Person, die als zweite speichert, die Änderungen der ersten überschreiben, hält Octbase an und fragt nach, statt einen Gewinner zu bestimmen. Ihr Text wird dabei nie verworfen – er bleibt in allen unten beschriebenen Fällen im Editor stehen.

Eine Seite

Speichern Sie eine Seite, die jemand anderes zwischenzeitlich gespeichert oder veröffentlicht hat, erscheint der Dialog Seite wurde von jemand anderem geändert mit zwei Möglichkeiten:

• Meine Änderungen verwerfen und Neuestes laden – Ihre Fassung aufgeben und von der anderen aus neu beginnen.
• Mit meiner Version überschreiben – Ihre Fassung darüber speichern (oder veröffentlichen, wenn Sie auf Veröffentlichen geklickt haben). Veröffentlichte Revisionen der anderen Person bleiben im Versionsverlauf der Seite erhalten; ein unveröffentlichter Entwurf von ihr wird ersetzt.

Eine Aufgabenbeschreibung

Speichern Sie eine Beschreibung, die sich zwischenzeitlich geändert hat, meldet Octbase den Konflikt und lässt Ihren Text im Editor: Prüfen Sie, was jetzt in der Aufgabe steht, und speichern Sie dann erneut – das zweite Speichern überschreibt die andere Änderung. Bei der Beschreibung, beim Titel, bei einem Kommentar, den Sie gerade bearbeiten, und im Weblink-Editor bleibt Ihre Eingabe erhalten. Bei einem Konflikt in jedem anderen Feld (einer Auswahl, einem Datum, einem Schalter) lädt das Panel mit den aktuellen Werten neu – kopieren Sie also längere Eingaben, bevor Sie es erneut versuchen.

Seiten

Jedes Projekt hat ein eingebautes Wiki. Seiten schreiben Sie in AsciiDoc; eine geteilte Ansicht zeigt daneben eine Live-Vorschau, die sich beim Tippen aktualisiert (mit 300 ms Verzögerung). Mit P öffnen Sie die Seitenansicht, und die Schaltfläche Syntaxhilfe im Editor bietet eine Kurzreferenz.

Die Werkzeugleiste des Editors hat Schaltflächen für Fett, Kursiv, Code im Text, Überschrift, Aufzählung, Nummerierte Liste und Codeblock. Sie setzen das passende AsciiDoc um den markierten Text oder die markierten Zeilen; ein zweiter Klick entfernt es wieder.

Unterstütztes AsciiDoc

Der Editor rendert echtes AsciiDoc: Abschnittstitel (= bis ======), fett *text*, kursiv _text_, Festbreitenschrift `text`, Links (https://site[label] sowie link:target[label], sofern target selbst eine https-, http- oder mailto-URL ist – ein relatives Ziel bleibt einfacher Text) und nackte URLs, ungeordnete (*/-) und geordnete (.) Listen mit Verschachtelung, Codeblöcke (---- oder [source,lang]), Blockzitate (____), Literalblöcke (....), Kommentarzeilen (//, werden nicht dargestellt), Hinweisblöcke (NOTE:, TIP:, WARNING:, IMPORTANT:, CAUTION:), Tabellen (|===) und relative Blockbilder (image::/path[alt]). Erwähnungen der Form TASK-<id> werden zu Links auf die Aufgabe, und die beschrifteten Makros link:task:<id>[label] und link:page:<id>[label] verlinken unter einem Namen Ihrer Wahl auf eine Aufgabe oder eine andere Seite – siehe Querverweise.

Aus Sicherheitsgründen werden durchgereichtes HTML und externe Bildquellen bewusst nicht unterstützt, und der Server bereinigt jede gerenderte Ausgabe – eine Seite kann also nie eingeschleuste Skripte ausführen. Fett wird wie im Standard-AsciiDoc mit einem einzelnen * ausgezeichnet; **double** wird ebenfalls fett dargestellt (die uneingeschränkte Auszeichnung von AsciiDoc).

Seitenstatus

• Entwurf – in Arbeit und für Leser noch nicht sichtbar (Betrachter des Projekts sehen die Seite weder in der Liste, noch können sie sie öffnen)
• Veröffentlicht · unveröffentlichte Änderungen – ein Entwurf, der über einer veröffentlichten Seite gespeichert wurde: Leser sehen weiterhin die veröffentlichte Fassung, bis Sie erneut veröffentlichen; die Seitenleiste zeigt einen hohlen Punkt
• Veröffentlicht – für alle Projektmitglieder sichtbar; jede Veröffentlichung legt eine Revision als Momentaufnahme an
• Archiviert – erscheint nicht in der Seitenliste und ist schreibgeschützt: Bearbeiten wird abgelehnt, bis die Seite wieder aus dem Archiv geholt wird. Archivieren und Wiederherstellen sind nur über die API möglich (POST /pages/{id}/archive und /unarchive); in der Seitenansicht gibt es dafür kein Bedienelement. Eine wiederhergestellte Seite kehrt als Entwurf zurück – was Leser zu sehen bekommen, entscheiden Sie also neu, statt es vom vorherigen Stand zu übernehmen

Wo der Status angezeigt wird. Als Badge neben dem Titel in der Leseansicht; als Punkt im Seitenbaum (blass bei einem Entwurf, gefüllt nach der Veröffentlichung, hohl, solange ein Entwurf über einer veröffentlichten Seite liegt); und in der oberen Leiste des Editors neben dem Titel, wo dasselbe Badge beim Überfahren mit der Maus (oder für einen Screenreader) erklärt, was dieser Status für Leser bedeutet. Der Editor ist dabei der wichtigste Ort: Ein Entwurf ist nur für andere unsichtbar – wer ihn schreibt, bemerkt davon nichts und muss es daher gesagt bekommen.

Unterseiten

Seiten bilden einen Baum: Eine Seite kann unter einer anderen Seite desselben Projekts liegen, und die Seitenliste zeigt jede Unterseite eingerückt unter ihrer übergeordneten Seite. Der Pfeil neben einer Seite mit Unterseiten klappt diese zu oder wieder auf; beim Öffnen des Projekts ist alles aufgeklappt, und die geöffnete Seite wird nie zugeklappt verborgen. Solange das Suchfeld einen Suchbegriff enthält, erscheinen die Treffer als einfache Liste.

Um eine Unterseite anzulegen, wählen Sie im Dialog Neue Seite die Übergeordnete Seite (voreingestellt ist Keine (oberste Ebene)). Um eine vorhandene Seite woandershin zu legen, öffnen Sie sie und wählen Verschieben: Die Liste bietet jede Seite des Projekts an außer der Seite selbst und ihren eigenen Unterseiten, und Keine (oberste Ebene) macht sie zu einer Seite der obersten Ebene. Die Unterseiten wandern mit. Hat jemand die Seite inzwischen geändert oder gibt es die gewählte übergeordnete Seite nicht mehr, wird das Verschieben abgelehnt, die Seitenliste neu geladen, und Sie können es erneut versuchen. Beim Löschen einer Seite bleiben ihre Unterseiten erhalten und rücken auf die oberste Ebene.

Eine Seite finden

Die Seitenliste hat ein eigenes Suchfeld – Seiten suchen… –, das Titel und Inhalt einer Seite durchsucht und die Liste schon beim Tippen eingrenzt: Titel ab dem ersten Buchstaben, den Inhalt ab drei Zeichen. Es sucht nur in den Seiten dieses Projekts; die Suchseite findet Seiten in allen Projekten, in denen Sie Mitglied sind.

Eine geöffnete Seite hat eine eigene Adresse. Sie können sie also weitergeben, als Lesezeichen speichern oder neu laden, ohne die Stelle zu verlieren: Die URL enthält ?page= und den Slug der Seite. Jeder Weg zu einer Seite schreibt diese Adresse – der Seitenbaum, die Liste Zuletzt verwendete Seiten im Dashboard, ein Suchergebnis, das Anlegen einer Seite –, und wer einen solchen Link direkt öffnet, landet sofort auf dieser Seite. Verweist ein Link auf eine gelöschte Seite oder auf ein Projekt, in dem Sie nicht Mitglied sind, erscheint an der Stelle der Seite ein entsprechender Hinweis statt einer leeren Seitenansicht.

Inhaltsverzeichnis

Hat eine Seite drei oder mehr Überschriften der Ebenen 1–4 (= bis ====), erzeugt die Leseansicht automatisch ein mitlaufendes Inhaltsverzeichnis in einer Seitenleiste.

Versionsverlauf

Jede Veröffentlichung legt eine unveränderliche Revision an, die festhält, wer wann was geändert hat. Eine Revisionsansicht in der App gibt es nicht: Der Verlauf wird bei jeder Veröffentlichung geschrieben und ist über die API lesbar, auf dem Bildschirm zeigt ihn aber nichts an.

Dateien und Diagramme auf einer Seite

Eine Seite kann die Dokumente mitführen, die sie beschreibt. Öffnen Sie die Seite und klicken Sie unter dem Seiteninhalt auf Dateien hinzufügen, oder ziehen Sie Dateien direkt auf diesen Bereich. Es gelten dieselbe Größenobergrenze, dieselben Regeln für Dateitypen und dasselbe persönliche Speicherkontingent wie für Anhänge an Aufgaben – siehe Anhänge: Was Sie hochladen können.

Auf eine angehängte Datei verweisen Sie im Seitentext mit einem von drei Makros. Die Anhangsliste bietet dafür die Aktion In die Seite einfügen, die das passende Makro an der Cursorposition einsetzt – eintippen müssen Sie es also selten:

• image::attachment:<id>[alt] – zeigt ein angehängtes Bild in der Seite an
• diagram::attachment:<id>[title] – zeigt ein angehängtes draw.io-Diagramm an
• link:attachment:<id>[label] – verlinkt eine beliebige angehängte Datei zum Herunterladen

Ein Makro wird nur gegen die Seite aufgelöst, auf der es steht: Eine Seite kann keine Dateien einer anderen Seite anzeigen.

draw.io-Diagramme

Octbase zeigt draw.io-Diagramme an, enthält aber keinen draw.io-Editor. Zeichnen Sie in draw.io, hängen Sie das Ergebnis hier an, und die Seite zeigt es.

Welchen Export Sie anhängen, bestimmt, was passiert:

• Der PNG-Export (File → Export as → PNG mit aktivierter Option Include a copy of my diagram) ist der richtige. Er erscheint in der Seite als Bild und bleibt trotzdem ein draw.io-Dokument: Sie können ihn später herunterladen, in draw.io öffnen, bearbeiten und erneut anhängen.
• Die native .drawio-Datei wird angenommen, gespeichert und mit dem Badge Diagramm gekennzeichnet – sie enthält aber kein Bild, das sich anzeigen ließe, deshalb bietet die Seite sie nur zum Herunterladen an. Hängen Sie zusätzlich den PNG-Export an, wenn das Diagramm sichtbar sein soll.
• Der SVG-Export wird nicht angenommen – aus demselben Grund, aus dem SVG überall sonst abgelehnt wird.

Querverweise

Eine Seite kann auf eine Aufgabe oder eine andere Seite verlinken. Der Einstieg ist die Schaltfläche Auf Aufgabe oder Seite verlinken über dem Editor (das Kettensymbol): Tippen Sie mindestens drei Zeichen, blättern Sie mit den Pfeiltasten durch die passenden Aufgaben und Seiten dieses Projekts und drücken Sie Enter. Das Makro wird an der Cursorposition eingefügt und mit dem Namen des Eintrags beschriftet – bei einer Aufgabe Schlüssel und Titel, etwa OCT-42 Importer ausliefern, bei einer Seite ihr Titel. Markieren Sie vorher Text im Editor, wird stattdessen Ihr eigener Text zur Beschriftung.

Drei Schreibweisen werden gerendert; die Schaltfläche erzeugt die ersten beiden:

• link:task:<id>[label] – ein Link auf eine Aufgabe, mit beliebiger Beschriftung
• link:page:<id>[label] – ein Link auf eine andere Seite
• TASK-<id> – die nackte Form. Sie wird ebenfalls als Link dargestellt, bietet aber keinen Platz für einen Namen, sodass Leser die rohe ID sehen. Die URL einer Aufgabe enthält die nackte ID; einer von dort kopierten ID stellen Sie also TASK- voran.

Die <id> ist die vollständige UUID des Eintrags, etwa link:task:00000000-0000-0000-0000-000000000abc[…] (die nackte Form stellt ihr TASK- voran) – ein guter Grund, die Auswahl zu nutzen, statt sie abzutippen. Eine Beschriftung darf eckige Klammern enthalten (eine Aufgabe kann durchaus [dringend] Importer reparieren heißen); die Schaltfläche maskiert sie automatisch, von Hand schreiben Sie \[ und \]. Soll ein Makro auf einer Seite als Text statt als Link erscheinen (etwa um die Schreibweise zu erklären), setzen Sie es in Backticks: `link:task:<id>[label]` wird als Code dargestellt.

Beim Veröffentlichen werden die Aufgabenverweise einer Seite gespeichert – beide Schreibweisen für Aufgaben zählen. Nur deshalb kann ein Projektexport und -import sie mit den neuen Aufgaben-IDs neu verknüpfen. Erfasst werden nur Aufgaben aus dem eigenen Projekt der Seite; darum durchsucht die Auswahl auch nur dieses Projekt. Ein Link auf eine Aufgabe eines anderen Projekts wird zwar gerendert, aber nicht nachverfolgt.

Die Gegenrichtung gibt es nicht: Eine Aufgabe listet die Seiten, die sie erwähnen, weder im Panel noch anderswo auf. Eine Beschreibung kann zwar auf eine Seite verlinken – siehe Auf eine andere Aufgabe oder eine Seite verlinken –, doch das ist ein Link, den Sie selbst schreiben, keine Liste, die Octbase für Sie führt.

Repository-Verbindungen

Verbinden Sie ein Git-Repository mit einem Projekt, um direkt aus Octbase heraus Branches für Aufgaben anzulegen und Pull- bzw. Merge-Requests zu öffnen; der PR-Status erscheint dann im Aufgabenpanel. Unterstützt werden GitHub, GitLab und Bitbucket. Sie können mehrere Repositorys mit einem Projekt verbinden – praktisch, wenn ein Projekt sich über mehrere Repositorys erstreckt (etwa getrennt für Frontend und Backend) – und pro Aufgabe wählen, in welchem der Branch entsteht.

Eine Repository-Verbindung hinzufügen

Öffnen Sie das Projekt, klicken Sie oben in der Leiste auf das Zahnrad und wechseln Sie auf den Reiter Integrationen. Das Formular hat fünf beschriftete Felder in dieser Reihenfolge und darunter ein Kontrollkästchen:

• Anzeigename – eine sprechende Bezeichnung für die Oberfläche, etwa Backend-API, wie das leere Feld als Beispiel zeigt
• Repository-URL – die vollständige HTTPS-Clone-URL nach dem Muster des Beispiels https://github.com/org/repo im leeren Feld
• Anbieter – GitHub, GitLab oder Bitbucket. Eine Demo-Instanz bietet zusätzlich den Offline-Testanbieter an, einen Platzhalter, der keine Anfragen nach außen sendet.
• Standard-Branch – meist main oder master. Bleibt das Feld leer, gilt main, wie das Beispiel im leeren Feld zeigt.
• Zugriffstoken (optional) – ein Personal Access Token (PAT) des Anbieters, mit dem Octbase in Ihrem Namen Branches sowie Pull- und Merge-Requests anlegt (erforderliche Berechtigungen siehe unten). Das Token wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.
• Aufgaben schließen, wenn ihr Pull Request gemergt wird – das Kontrollkästchen, das für diese Verbindung das automatische Schließen beim Merge einschaltet.

Klicken Sie auf Repository hinzufügen. Ist ein Token angegeben, prüft Octbase das Repository beim Speichern beim Anbieter und übernimmt dessen tatsächlichen Standard-Branch. Die Verbindung erscheint dann in der Liste und steht sofort im Reiter „Branches“ jedes Aufgabenpanels dieses Projekts zur Verfügung. Wer eine Verbindung entfernt (der Papierkorb in ihrer Zeile), entfernt damit auch die Verknüpfungen aller Aufgaben mit Branches darin – die Rückfrage nennt ihre Zahl; die Branches selbst bleiben im Repository.

Token ersetzen in der Zeile einer Verbindung hinterlegt ein neues Zugriffstoken – etwa für eines, das abgelaufen ist, seinen Zugriff verloren hat oder keine Schreibrechte hat. Octbase prüft das neue Token wie bei Repository hinzufügen beim Anbieter, bevor es gespeichert wird; die Verbindung behält ihren Standard-Branch und die verknüpften Branches aller Aufgaben. Bei einer per OAuth verbundenen Verbindung ersetzt das Token die OAuth-Freigabe.

Standard-Branch ändern in der Zeile einer Verbindung legt den Branch fest, von dem Branch verknüpfen neue Branches anlegt. Wird dieser Branch beim Anbieter umbenannt oder gelöscht, meldet Branch verknüpfen, dass der Standard-Branch der Verbindung nicht mehr existiert; geben Sie dann einen bestehenden ein. Bereits mit Aufgaben verknüpfte Branches bleiben unverändert.

Berechtigungen des Zugriffstokens

Das Token muss das Repository lesen, Branches anlegen und Pull- bzw. Merge-Requests öffnen dürfen. Welche Einstellungen das beim jeweiligen Anbieter sind, steht weiter unten.

Was beim Speichern tatsächlich geprüft wird. Octbase liest das Repository mit dem angegebenen Token. Kann das Token nicht einmal das, wird es mit „Der Code-Hosting-Anbieter hat das gespeicherte Zugriffstoken abgelehnt. Verbinden Sie das Repository neu.“ abgewiesen. Ob dasselbe Token auch schreiben darf, ist eine eigene Frage – und wie viel davon der Anbieter bei diesem einen Aufruf verrät, ist unterschiedlich:

• GitHub – vollständig. Die Antwort zum Repository gibt an, ob dieses Token pushen darf; ein reines Lese-Token wird deshalb schon beim Speichern mit „Das Zugriffstoken kann dieses Repository lesen, aber nicht beschreiben“ abgelehnt.
• GitLab – nur teilweise. Eine Rolle unterhalb von Developer kann nicht pushen und wird beim Speichern abgelehnt. Ab Developer sind die Scopes des Tokens für Octbase nicht sichtbar: Ein read_api-Token lässt sich also speichern und scheitert erst später.
• Bitbucket – gar nicht. Bitbucket nennt einem Repository-Zugriffstoken seine eigenen Berechtigungen nicht, daher lässt sich ein reines Lese-Token problemlos speichern.

Wo sich Schreibrechte beim Speichern nicht nachweisen lassen, zeigt sich der Fehler erst, wenn jemand auf Branch verknüpfen klickt oder einen Pull Request öffnet – mit derselben Meldung „Der Code-Hosting-Anbieter hat das gespeicherte Zugriffstoken abgelehnt“. Erscheint sie bei einer Verbindung, die sich fehlerfrei speichern ließ, ist die Verbindung in Ordnung, das Token aber nicht: Erstellen Sie ein Token mit Schreibrechten und hinterlegen Sie es mit Token ersetzen an der Verbindung, die dabei samt ihren verknüpften Branches erhalten bleibt.

GitHub – legen Sie ein Token unter Settings → Developer settings → Personal access tokens an (siehe GitHubs Anleitung Managing your personal access tokens):

• Classic token – aktivieren Sie den Scope repo (oder public_repo, wenn es nur um öffentliche Repositorys geht).
• Fine-grained token – gewähren Sie Zugriff auf genau dieses Repository und setzen Sie Contents: Read and write (für Branches) sowie Pull requests: Read and write (das obligatorische Metadata: Read-only wird automatisch ausgewählt).
• Gehört das Repository zu einer Organisation mit SAML-SSO, autorisieren Sie das Token für diese Organisation (Configure SSO) – sonst antwortet GitHub mit 403.

GitLab – legen Sie ein Projekt- oder persönliches Zugriffstoken mit dem Scope api an.

Bitbucket – legen Sie ein Zugriffstoken mit Repositories: Read & Write und Pull requests: Read & Write an.

Einen Branch für eine Aufgabe anlegen

Öffnen Sie das Aufgabenpanel und darin den Reiter Branches. Wählen Sie das Repository und einen Branch-Typ (feature / bugfix / hotfix / release) und geben Sie den Branch-Namen ein. Octbase schlägt einen Namen aus Aufgabentyp und Titel vor, zum Beispiel feature/dp-42-improve-search. Klicken Sie auf Branch verknüpfen: Octbase legt den Branch im entfernten Repository an (ausgehend vom Standard-Branch) und vermerkt ihn an der Aufgabe; gibt es dort bereits einen Branch dieses Namens, verknüpft Octbase stattdessen diesen. Brauchen Sie nur den vorgeschlagenen Namen für Ihr Terminal, nutzen Sie die Kopier-Schaltfläche.

Eine Aufgabe hat pro Repository einen Branch. Sobald sie in einem Repository einen Branch hat, verschwindet dieses Repository aus der Auswahl. Eine Aufgabe, die ein Frontend- und ein Backend-Repository betrifft, kann also in jedem einen Branch haben, aber nicht zwei im selben. Soll die Aufgabe auf einen anderen Branch zeigen, heben Sie die bestehende Verknüpfung auf (siehe unten).

Und ein Branch-Name wird im ganzen Repository nur einmal verknüpft. Ist der Name bereits bei einer anderen Aufgabe vermerkt, erscheint „Dieser Branch ist bereits mit einer Aufgabe verknüpft. Öffnen Sie diese Aufgabe und heben Sie dort die Verknüpfung auf, oder wählen Sie einen anderen Branch-Namen.“ – so gehört ein Branch immer zu genau einer Arbeit.

Einen Pull Request öffnen

Ist ein Branch verknüpft, öffnen Sie mit PR öffnen am Branch einen Pull Request (GitHub/Bitbucket) bzw. Merge Request (GitLab) von diesem Branch in den Standard-Branch des Repositorys. Link und Status des PR erscheinen anschließend an der Aufgabe.

Ein offener Pull Request pro Branch. Solange der vermerkte PR offen ist, wird PR öffnen nicht angeboten – so kann kein zweiter PR entstehen, der den ersten verwaisen lässt. Ist er gemergt oder abgelehnt, erscheint die Schaltfläche wieder, und der Branch kann einen weiteren bekommen.

PR-Status

Ist ein Webhook eingerichtet (siehe unten), aktualisiert sich der PR-Status im Aufgabenpanel automatisch: offen, gemergt oder abgelehnt, jeweils mit direktem Link zum PR beim Anbieter.

Die Verknüpfung eines Branches aufheben

Die Schaltfläche neben einem verknüpften Branch heißt Verknüpfung aufheben. Sie entfernt Octbases Vermerk über den Branch und sonst nichts: Branch, Commits und ein etwaiger Pull Request bleiben beim Anbieter genau so, wie sie sind. Die Rückfrage sagt das auch – „… ist danach nicht mehr mit dieser Aufgabe verknüpft. Der Branch selbst bleibt im Repository — es wird nur die Verknüpfung entfernt.“

Mit dem Aufheben machen Sie eine falsche Verknüpfung rückgängig. Der Vorgang wird im Aktivitätsprotokoll des Projekts vermerkt, sodass sich nachvollziehen lässt, warum ein Branch von einer Aufgabe verschwunden ist. Weil ein Branch nur einmal verknüpft werden kann, geben Sie damit auch den Branch-Namen für die Aufgabe frei, zu der er eigentlich gehört.

Einrichtung durch den Administrator

Damit Repository-Verbindungen funktionieren, sind zwei serverseitige Einstellungen nötig:

• Schlüssel für die Token-Verschlüsselung – setzen Sie OCTBASE_SCM_ENC_KEY auf einen 32-Byte-Schlüssel (base64- oder hex-kodiert; erzeugen etwa mit openssl rand -base64 32). Zugriffstoken werden mit diesem Schlüssel verschlüsselt gespeichert; bis er gesetzt ist, schlägt das Hinzufügen einer Verbindung mit Zugriffstoken (oder das Verbinden per OAuth) mit „Die Repository-Verbindung ist nicht vollständig konfiguriert. Prüfen Sie die Anbieter-Einstellungen.“ fehl. Ein Wechsel des Schlüssels ist eine Rotation, keine Einbahnstraße: Setzen Sie für die Dauer der Umstellung OCTBASE_SCM_ENC_KEY_OLD auf den bisherigen Schlüssel, dann werden gespeicherte Token mit beiden gelesen und nichts muss neu hinterlegt werden. Siehe Rotating an encryption key im Betriebshandbuch.
• OAuth-Apps (optional, nur für Mit OAuth verbinden) – registrieren Sie bei jedem Anbieter eine OAuth-App und setzen Sie OCTBASE_OAUTH_<PROVIDER>_CLIENT_ID / _CLIENT_SECRET (z. B. OCTBASE_OAUTH_GITHUB_CLIENT_ID) sowie OCTBASE_OAUTH_REDIRECT_BASE (den öffentlichen Origin, unter dem die API erreichbar ist). Beim Anbieter registrieren Sie diese Callback-URL:

<OCTBASE_OAUTH_REDIRECT_BASE>/api/v1/oauth/<github|gitlab|bitbucket>/callback

Sie muss exakt mit dem registrierten Callback der OAuth-App übereinstimmen. Als Authorize- und Token-Endpunkte sowie Scopes sind die öffentlichen von GitHub, GitLab und Bitbucket voreingestellt; für selbst gehostete Instanzen überschreiben Sie sie mit OCTBASE_OAUTH_<PROVIDER>_AUTH_URL / _TOKEN_URL / _SCOPE.

Webhooks

Über einen Webhook meldet Ihr Git-Anbieter Octbase, wenn ein Pull Request (bei GitLab: Merge Request) eröffnet, gemergt oder abgelehnt wird. Eine Projektinhaberin oder ein Projektinhaber richtet ihn pro Repository-Verbindung ein, ohne den Administrator:

1. Öffnen Sie die Projekteinstellungen (das Zahnrad in der oberen Leiste) → Integrationen. Jede Verbindung zu GitHub, GitLab oder Bitbucket zeigt ihre Webhook-URL mit einer Kopier-Schaltfläche.
2. Klicken Sie auf Webhook-Secret erzeugen. Ein Dialog zeigt das Secret ein einziges Mal, mit Kopier-Schaltfläche und den Schritten für Ihren Anbieter. Kopieren Sie es sofort: Es wird nicht noch einmal angezeigt.
3. Legen Sie beim Anbieter einen Webhook mit dieser URL und diesem Secret an:
   • GitHub – im Repository Settings → Webhooks → Add webhook: Payload URL = die Webhook-URL, Content type = application/json, Secret = das Secret, und unter Let me select individual events Pull requests ankreuzen.
   • GitLab – im Projekt Settings → Webhooks → Add new webhook: URL = die Webhook-URL, Secret token = das Secret, Auslöser Merge request events.
   • Bitbucket – Repository settings → Webhooks → Add webhook: URL = die Webhook-URL, Secret = das Secret, Auslöser Pull request: Created, Merged, Declined.

Die Verbindung zeigt danach Secret gesetzt. Ein verlorenes Secret lässt sich nicht erneut anzeigen: Klicken Sie auf Secret neu erzeugen und tragen Sie das neue beim Anbieter ein – das alte gilt ab sofort nicht mehr, Zustellungen werden also abgelehnt, bis Sie das getan haben.

Ein Secret gehört zu seiner Verbindung. Verbinden zwei Projekte dasselbe Repository, richtet jedes seinen eigenen Webhook mit eigenem Secret ein, und eine Zustellung, die das Secret des einen Projekts nachweist, ändert nur dessen Branches. Octbase prüft die Zustellung gegen das Secret, bevor es sie verarbeitet: GitHub und Bitbucket signieren den Request-Body mit HMAC-SHA256; GitLab signiert den Body nicht, sondern schickt das Secret selbst im Header X-Gitlab-Token, den Octbase vergleicht – das ist GitLabs eigenes Verfahren, keine schwächere Einstellung aufseiten von Octbase. Eine Zustellung ohne gültiges Secret wird mit 403 abgelehnt; das Zustellprotokoll des Anbieters zeigt das an.

Die Empfangs-Endpunkte sind POST /api/v1/webhooks/github, /gitlab und /bitbucket. GitHub-Hooks mit application/x-www-form-urlencoded werden ebenfalls angenommen.

Für Administratoren: Ein instanzweites Secret pro Anbieter lässt sich weiterhin auf dem Server setzen – OCTBASE_WEBHOOK_SECRET_GITHUB, OCTBASE_WEBHOOK_SECRET_GITLAB, OCTBASE_WEBHOOK_SECRET_BITBUCKET. Es ist optional; eine damit nachgewiesene Zustellung wirkt auf jede Verbindung des genannten Repositorys, was zu einem organisationsweiten Hook passt.

Automatisch schließen beim Merge

Ist an einer Repository-Verbindung das automatische Schließen beim Merge eingeschaltet, wird die verknüpfte Aufgabe erledigt, sobald ihr Pull Request gemergt ist. Dabei gelten dieselben Regeln, als würden Sie die Aufgabe selbst schließen: Eine Aufgabe mit einer offenen Blocker-Aufgabe darunter bleibt offen (lösen Sie den Blocker und erledigen Sie die Aufgabe dann von Hand), eine bereits erledigte Aufgabe wird weder wieder geöffnet noch erneut geschlossen, die Karte wandert in die Spalte Erledigt des Boards, und die Änderung erscheint ohne handelnde Person in der Ansicht Aktivität des Projekts – ausgelöst hat sie der Merge, kein Mensch.

Rollen & Berechtigungen

Octbase kennt zwei Ebenen von Rollen: eine globale Rolle (einmal pro Benutzer für die gesamte Plattform festgelegt) und eine Projektrolle (pro Projektmitgliedschaft festgelegt). Die Berechtigungen prüft der Server bei jeder Anfrage.

Globale Rollen

Projektrollen

Jedes Projekt hat immer mindestens einen Inhaber. Wer ein Projekt anlegt, wird dessen Inhaber. Um die Inhaberschaft zu übertragen, stufen Sie zunächst ein anderes Mitglied zum Inhaber hoch (das kann nur ein bestehender Inhaber) und treten danach bei Bedarf selbst zurück.

Admin-Bereich

Den Admin-Bereich (/#/admin) sehen nur Benutzer mit der Rolle Super-Admin. Er bietet:

• Benutzerverwaltung – alle Benutzer auflisten, die globale Rolle ändern, Konten aktivieren oder deaktivieren, Benutzer löschen. Wer deaktiviert wird, verliert sofort alle aktiven Sitzungen.
• Audit-Protokolle (/#/admin/audit-logs) – ein unveränderlicher Nachweis aller privilegierten Aktionen: Anmeldungen, Änderungen an Benutzern, gelöschte Projekte und mehr.
• Einladungen finden Sie hier nicht – der Admin-Bereich hat keine Einladungsseite. Eingeladen wird in den Mitglieder-Einstellungen eines Projekts; siehe Benutzer einladen.

Benutzer direkt anlegen

Mit Neuer Benutzer in der Benutzerliste legen Sie ein Konto ohne Einladung an: E-Mail-Adresse, Anzeigename, ein Startpasswort und die globale Rolle Benutzer, Admin oder Gast. Für das Passwort gilt dieselbe Mindestlänge von 12 Zeichen wie für jedes andere.

Das Passwort müssen Sie nicht weitergeben. Das neue Konto erhält per E-Mail dieselbe Seite Passwort festlegen, die auch beim Zurücksetzen erscheint. Das eingetippte Passwort muss seinen Besitzer also nie per Chat oder auf Papier erreichen – ein Passwort, das zwei Personen kennen, ist keines. Der Link ist einmal verwendbar und 7 Tage gültig, nicht nur 60 Minuten wie beim selbst angestoßenen Zurücksetzen: Der Empfänger hat ihn nicht angefordert und schaut vielleicht nicht noch heute in dieses Postfach, deshalb gilt die Frist einer Einladung. Wird der Link eingelöst, enden alle Sitzungen dieses Kontos – wie bei jedem Zurücksetzen.

Scheitert der E-Mail-Versand, scheitert deshalb nicht das Anlegen: Das Konto besteht trotzdem, und der Administrator kann das Passwort weiterhin selbst übergeben. Außerdem erzeugt Passwort vergessen? jederzeit einen neuen Link, der wie jedes selbst angestoßene Zurücksetzen 60 Minuten gültig ist.

Neben Einladungen ist dies der zweite Weg in eine Installation – und der richtige, wenn Sie ein Konto stellvertretend für jemanden einrichten, statt ihn einen Link annehmen zu lassen. Eine noch nicht angenommene Einladung erscheint nicht in der Benutzerliste, denn das Konto entsteht erst bei der Annahme; offene Einladungen stehen im Reiter Mitglieder des Projekts, unter Offene Einladungen.

Benutzerverwaltung

Die Benutzerliste beginnt mit einer Reihe von Statistikkarten: Benutzer insgesamt, aktive Benutzer, deaktivierte Konten und eine Aufschlüsselung nach globaler Rolle (Super-Admin / Admin). Mit dem Suchfeld und den Filtern für Rolle und Status grenzen Sie die Liste ein. Für jeden Benutzer können Sie:

• Anzeigename, E-Mail-Adresse oder globale Rolle bearbeiten – nach einer Änderung der E-Mail-Adresse geht ein Sicherheitshinweis an die bisherige Adresse, damit eine missbräuchliche Änderung nicht unbemerkt bleibt
• das Konto aktivieren oder deaktivieren (beim Deaktivieren enden sofort alle aktiven Sitzungen)
• das Konto löschen. Ein Konto, das einziger Inhaber eines Projekts ist, lässt sich nicht löschen – machen Sie zuerst jemand anderen zum Inhaber

Super-Admin-Konten sind als Geschützt gekennzeichnet und lassen sich im Panel weder bearbeiten noch deaktivieren oder löschen.

Audit-Protokoll

Das Audit-Protokoll unter /#/admin/audit-logs ist ein unveränderlicher Nachweis privilegierter Aktionen, in den nur neue Einträge hinzukommen. Jeder Eintrag zeigt, wer gehandelt hat (Benutzer oder System), das Ziel, die Aktion und gegebenenfalls Metadaten wie geänderte Feldwerte; eine Fußzeile nennt, wie lange das her ist, das genaue Datum mit Uhrzeit und die Quell-IP-Adresse.

Über das Auswahlmenü filtern Sie nach Aktionstyp, um sich auf eine Kategorie zu konzentrieren (etwa alle Ereignisse Anmeldung fehlgeschlagen oder alle Projekt gelöscht). Die neuesten Einträge stehen oben, im selben Aufbau wie die Ansicht Aktivität eines Projekts – dieselbe Überschrift mit Eintragszahl, dieselben Zeilen, dieselbe Fußzeile, damit sich beide Nachweise in der App gleich lesen. Nur die Breite unterscheidet sich: Das Audit-Protokoll behält das schmalere Maß der Verwaltungsseiten. Ältere Einträge laden am Ende der Liste hängt die nächste Seite unter das bereits Gelesene an und verschwindet, sobald das Ende erreicht ist. Ein geänderter Filter beginnt wieder beim neuesten passenden Eintrag.

Sicherheitsrelevante Einträge fallen auf, ohne dass man sie lesen muss: Eine fehlgeschlagene Anmeldung, ein deaktiviertes Konto, ein deaktivierter zweiter Faktor, eine fehlgeschlagene Passwortänderung und ein Konto, dessen Sitzungen alle beendet wurden, sind gelb markiert; ein gelöschter Benutzer, ein gelöschtes Projekt oder ein wiederverwendetes Refresh-Token rot.

Aus Datenschutzgründen werden Audit-Einträge nach einer Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht (standardmäßig nach 365 Tagen; der Betreiber kann die Frist anpassen oder die Löschung abschalten).

Benutzer einladen

Eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Neue Teammitglieder werden per E-Mail in ein Projekt eingeladen – von dessen Inhabern und Admins (und in jedem Projekt von einem Super-Admin).

1. Öffnen Sie als Inhaber oder Admin die Mitglieder-Einstellungen des Projekts und wählen Sie Teammitglied einladen. Das ist die einzige Einladungsseite der App – der Admin-Bereich hat keinen Einladungsabschnitt.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person ein und wählen Sie die Projektrolle, die sie erhalten soll; die Einladung gilt immer für das Projekt, in dem Sie sich befinden. Direkt als Inhaber einladen kann nur ein bestehender Inhaber (oder ein Super-Admin).
3. Octbase erzeugt einen Annahme-Link und verschickt die Einladung automatisch per E-Mail (sofern auf dem Server SMTP eingerichtet ist). Zusätzlich wird der Link in Ihre Zwischenablage kopiert, damit Sie ihn selbst weitergeben können. Angezeigt wird er nicht – fügen Sie ihn also irgendwo ein, bevor Sie etwas anderes kopieren.
4. Die eingeladene Person öffnet den Link, gibt ihren Namen und ein Passwort ein – damit ist ihr Konto angelegt und sie sofort angemeldet (wo die Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle vorgeschrieben ist, richtet sie diese zuerst ein – siehe 2FA verpflichtend machen).

Bestehenden Benutzer hinzufügen (Super-Admin)

Ein Super-Admin kann Personen, die bereits ein Octbase-Konto haben, direkt in ein Projekt aufnehmen – ohne Einladungs-E-Mail und ohne Annahmeschritt. Öffnen Sie die Mitglieder-Einstellungen des Projekts, wählen Sie unter Bestehenden Benutzer hinzufügen das Konto und eine Projektrolle und klicken Sie auf Zum Projekt hinzufügen. Die Person ist sofort Mitglied. Konten, die bereits Mitglied sind, und deaktivierte Konten stehen nicht zur Auswahl.

Persönliche Einstellungen

Die Seite Einstellungen bündelt alles, was zu Ihnen gehört und nicht zu einem Projekt. Sie öffnen sie über das Benutzersymbol rechts in der oberen Leiste (die letzte Schaltfläche dort ist die Abmeldung) oder über /#/settings. (Das Zahnrad daneben, das innerhalb eines Projekts erscheint, ist etwas anderes: Es öffnet die Einstellungen des Projekts, in dem Sie sich befinden.)

Sprache und Design werden in Ihrem Konto gespeichert, nicht nur im Browser – melden Sie sich auf einem anderen Gerät oder in einem anderen Browser an, ist Ihre Auswahl schon da. Ändern Sie Sprache oder Design über die Umschalter in der oberen Leiste, wird die Einstellung in Ihrem Konto automatisch angeglichen.

Passwort ändern

Ihr eigenes Passwort ändern Sie jederzeit auf der Seite Einstellungen in der Karte Passwort (das Raster ordnet sich je nach Fenstergröße neu an, suchen Sie die Karte also nach ihrem Namen). Dafür brauchen Sie weder einen Administrator noch den Umweg über die E-Mail für vergessene Passwörter.

1. Öffnen Sie Einstellungen und dort die Karte Passwort.
2. Geben Sie Ihr aktuelles Passwort ein und danach zweimal das neue.
3. Klicken Sie auf Passwort ändern.

Für das neue Passwort gelten dieselben Regeln wie für jedes andere: mindestens 12 Zeichen, höchstens 72 Bytes und keines der offensichtlich gängigen (siehe Anforderungen an das Passwort). Außerdem muss es sich vom bisherigen unterscheiden – dasselbe Passwort noch einmal einzugeben wird abgelehnt, nicht stillschweigend hingenommen. Das aktuelle Passwort prüft der Server; ein Tippfehler dort lässt nur die Änderung scheitern, sonst passiert nichts: Sie werden nicht abgemeldet. Nach 20 Versuchen innerhalb von 15 Minuten werden weitere Versuche eine Zeit lang abgelehnt, selbst mit dem richtigen Passwort.

Eine erfolgreiche Änderung meldet alle Ihre anderen Sitzungen ab – andere Browser, andere Geräte, das Smartphone. Ein Passwort, das Sie ändern, weil es möglicherweise bekannt geworden ist, wird damit sofort wertlos. Auf dem Gerät, auf dem Sie es geändert haben, bleiben Sie angemeldet.

Sowohl erfolgreiche als auch fehlgeschlagene Änderungen werden im Audit-Protokoll der Instanz festgehalten. So sieht ein Administrator, dass sich das Passwort eines Kontos geändert hat – und bemerkt, wenn jemand wiederholt versucht, es zu erraten.

Die mobile Begleit-App bietet dieselbe Karte auf ihrer eigenen Einstellungsseite.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) schützt Ihr Konto zusätzlich: Nach dem Passwort geben Sie einen 6-stelligen, zeitbasierten Code aus einer Authenticator-App ein (Google Authenticator, 1Password, Authy …). Jeder Benutzer aktiviert sie für sein eigenes Konto auf der Seite Einstellungen.

2FA aktivieren

1. Öffnen Sie Einstellungen, klicken Sie auf Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren und bestätigen Sie mit Ihrem aktuellen Passwort.
2. Es erscheinen ein QR-Code und ein Einrichtungsschlüssel. Scannen Sie den QR-Code mit Ihrer Authenticator-App oder legen Sie dort mit dem Schlüssel manuell ein neues Konto an (die Kopieren-Schaltfläche übernimmt ihn in die Zwischenablage).
3. Geben Sie den 6-stelligen Code ein, den Ihre App nun anzeigt, und klicken Sie auf Bestätigen und aktivieren.
4. Octbase zeigt Ihre Wiederherstellungscodes – bewahren Sie sie sicher auf (auch hier gibt es eine Kopieren-Schaltfläche). Sie werden nur dieses eine Mal angezeigt. Bestätigen Sie mit Ich habe diese Codes gespeichert.

Ab dann fragt jede Anmeldung nach dem Passwort zusätzlich einen Code aus Ihrer Authenticator-App ab.

Wiederherstellungscodes

Wiederherstellungscodes sind Ihr Notfallzugang, falls Sie keinen Zugriff mehr auf Ihre Authenticator-App haben. Geben Sie im Bestätigungsschritt der Anmeldung einfach einen Wiederherstellungscode statt des 6-stelligen Codes ein. Jeder Code funktioniert genau einmal; Groß- und Kleinschreibung sowie der Bindestrich spielen bei der Eingabe keine Rolle.

Mit Wiederherstellungscodes neu generieren auf der Einstellungsseite erhalten Sie jederzeit einen neuen Satz – alle bisherigen Codes werden damit ungültig.

2FA deaktivieren

Klicken Sie auf der Einstellungsseite auf Zwei-Faktor-Authentifizierung deaktivieren. Zum Deaktivieren – wie auch zum Neugenerieren der Wiederherstellungscodes – müssen Sie sich immer zuerst erneut ausweisen: mit Ihrem aktuellen Passwort oder einem Code aus Ihrer Authenticator-App bzw. einem Wiederherstellungscode. Schreibt Ihre Installation die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Ihr Konto vor (siehe 2FA verpflichtend machen), lässt sie sich nicht ausschalten.

Zwei-Faktor-Einrichtung durch den Administrator

Damit sich 2FA einrichten lässt, braucht der Server eine Einstellung: OCTBASE_MFA_ENC_KEY, einen 32-Byte-Schlüssel (base64- oder hex-kodiert; erzeugen Sie ihn mit openssl rand -base64 32), mit dem die Authenticator-Geheimnisse der Benutzer verschlüsselt gespeichert werden. Er ist bewusst vom Schlüssel für die SCM-Token getrennt. Solange er nicht gesetzt ist, können Benutzer die Zwei-Faktor-Authentifizierung nicht aktivieren. Ein Wechsel des Schlüssels ist zugleich eine Rotation: OCTBASE_MFA_ENC_KEY_OLD nimmt für die Umstellung den bisherigen Schlüssel auf, sodass sich niemand neu einrichten muss. Siehe Rotating an encryption key im Betriebshandbuch.

2FA verpflichtend machen

Administratoren können die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit der Servereinstellung OCTBASE_REQUIRE_MFA vorschreiben: off (Standard – 2FA bleibt freiwillig), admins (Pflicht für Konten mit der Rolle Admin und Super-Admin) oder all (Pflicht für alle). Meldet sich ein betroffenes Konto ohne aktivierte 2FA an, wird die Anmeldung durch einen verpflichtenden Einrichtungsschritt unterbrochen: Der Benutzer scannt den QR-Code, bestätigt einen Code aus seiner Authenticator-App und bekommt dann seine Wiederherstellungscodes zum Speichern angezeigt. Danach meldet er sich erneut an, diesmal mit dem zweiten Faktor. Wer 2FA bereits aktiviert hat, sieht nur den gewohnten Bestätigungsschritt. Unter all gilt dasselbe beim Annehmen einer Einladung: Das Konto wird angelegt, danach folgt der Einrichtungsschritt vor der ersten Anmeldung.

Darstellung und Designs

Octbase bringt mehrere Farbdesigns mit. Mit der Schaltfläche Design in der oberen Leiste schalten Sie reihum durch, oder Sie wählen eines direkt auf der Seite Einstellungen. Ihre Wahl wird in Ihrem Konto gespeichert und gilt auf allen Geräten.

Das Oktopus-Maskottchen sitzt in der Desktop-App in jedem Design unten rechts, nicht nur im Design Oktopus. Es erscheint in der Farbe des aktiven Designs – Dunkelgrün bei Hell, Mint bei Dunkel, Koralle bei Oktopus. Es ist reine Dekoration: Es verdeckt nie ein Bedienelement und reagiert nicht auf Klicks. Auf Smartphone-Bildschirmen fehlt es, weil der Platz dort gebraucht wird.

Das Design wirkt über die Seite hinaus. Ihre Wahl färbt auch das Tab-Symbol, die Symbolleiste des Browsers auf dem Smartphone und die Bedienelemente, die der Browser statt Octbase zeichnet – Bildlaufleisten, Auswahllisten, Datumsauswahl. Eine dunkle Seite hat also keine hellen Bildlaufleisten. Bei System folgt all das der Hell-/Dunkel-Einstellung Ihres Betriebssystems und wechselt sofort mit ihr, ohne Neuladen. Legen Sie ein Design fest, gilt dieses überall, egal wie das Betriebssystem eingestellt ist.

Designs ändern nur das Aussehen der Oberfläche; auf Ihre Daten und auf das, was andere sehen, haben sie keinen Einfluss. Die mobile Begleit-App unterstützt dieselben Designs, einschließlich Oktopus (ohne das Maskottchen in der Ecke, um auf dem Smartphone Platz zu sparen).

Sprache

Die Oberfläche von Octbase gibt es auf Englisch und Deutsch. Die Anzeigesprache wechseln Sie mit dem Sprachumschalter in der oberen Leiste oder auf der Seite Einstellungen. Die Wahl wird in Ihrem Konto gespeichert und gilt damit auf allen Geräten und in allen Browsern.

Ein Sprachwechsel wirkt sich sofort auf alle Beschriftungen, Schaltflächen und Meldungen aus. Inhalte, die Benutzer erstellt haben (Aufgabentitel, Kommentare, Seitentexte), werden nicht übersetzt.

Auch dieses Handbuch folgt der Sprachwahl: Ist Englisch eingestellt, öffnet der Eintrag in der Seitenleiste die englische Ausgabe; ihre Seitenleiste führt wieder hierher zurück.

Begriffe: agil oder klassisch

Nicht jedes Team spricht Scrum. Auf der Seite Einstellungen schaltet Begriffe – gleich neben Sprache und Design – die Wörter der Oberfläche zwischen Agil (Voreinstellung) und Klassisches Projektmanagement um. Wie die Sprache wird die Wahl in Ihrem Konto gespeichert und gilt auf allen Geräten. Sie betrifft nur Sie: Ein Kollege im selben Projekt kann bei den agilen Begriffen bleiben.

Es ändern sich nur die Bezeichnungen. Projekte, Aufgaben, Boards und Berichte bleiben unberührt, nichts wird umgewandelt oder migriert, und die API behält ihre Feldnamen – Integrationen und Exporte sind also nicht betroffen. Sie können beliebig hin- und herwechseln.

Zwei Diagrammnamen bleiben in beiden Varianten gleich: Burndown und Velocity. Sie sind agile Messgrößen, keine agilen Namen für etwas Klassisches – eine Übersetzung würde einen Begriff erfinden, statt einen zu ersetzen. Die Wörter drumherum folgen trotzdem Ihrer Wahl: Klassisch heißt ein Sprint-Burndown Phasen-Burndown, und die Velocity wird in Aufwandspunkten gezählt.

Die Mobil-App

Neben der Desktop-App bringt Octbase eine für Smartphones gebaute Begleit-App mit. Sie ist kein eigenes Produkt und hat keine eigene Anmeldung – dasselbe Konto, dieselben Projekte, dieselben Daten, nur für einen kleinen Bildschirm und die Bedienung mit dem Daumen statt mit der Maus gestaltet.

So kommen Sie hin

Normalerweise müssen Sie nichts tun: Öffnen Sie Octbase auf dem Smartphone, landen Sie automatisch in der Mobil-App. Der Einstieg erkennt einen Smartphone-Browser und leitet ihn nach /m/ weiter; dieselbe Adresse auf dem Laptop öffnet wie gewohnt die Desktop-App. Wollen Sie die Mobil-App gezielt aufrufen, hängen Sie /m/ an Ihre Octbase-Adresse an.

Was sie abdeckt

In einer Aufgabe können Sie Status, Priorität, zugewiesene Person und die Aufwandsschätzung ändern, die Karte in eine andere Board-Spalte verschieben und Kommentare schreiben. Anmelden, eine Einladung annehmen, ein vergessenes Passwort zurücksetzen und der Zwei-Faktor-Bestätigungsschritt funktionieren ebenfalls auf dem Smartphone – ein neues Teammitglied lässt sich also vollständig darüber einrichten.

Was sie bewusst weglässt

Die Mobil-App ist dazu da, die Arbeit am Laufen zu halten, nicht, sie zu planen. Folgendes gibt es nur am Desktop:

• Releases und Sprints, einschließlich der Burndown- und Velocity-Berichte (die Kurzliste Anstehende Releases unter Meine Aufgaben bleibt erhalten)
• Seiten, die Mindmap, die Projektstatistik, das Archiv und die Projektaktivität. Folgen Sie auf dem Smartphone einem Querverweis auf eine Seite, erfahren Sie, dass dieser Bereich am Desktop liegt, und können genau diese Seite dort öffnen, statt bei Meine Aufgaben zu landen; ein Querverweis auf eine Aufgabe öffnet sich wie gewohnt auf dem Smartphone.
• Repository-Verbindungen, Projektmitglieder und der Admin-Bereich
• Titel und Beschreibung einer Aufgabe bearbeiten – ein Rich-Text-Editor ist auf dem Smartphone keine gute Erfahrung, deshalb werden beide am Desktop geschrieben und geändert. Das Smartphone zeigt sie nur an, und das Aufgabenmenü weist auf die Übergabe hin (Am Desktop bearbeiten)
• Sammelaktionen, verknüpfte Spalten und die Werkzeuge für Import und Export

Die Backlog-Liste auf dem Smartphone zeigt 50 Zeilen auf einmal, darunter die Schaltfläche N weitere Karten laden. Die Filter der Liste gelten für das ganze Backlog, nicht nur für die bereits angezeigten Zeilen – wer nach Priorität oder Typ eingrenzt (einen Statusfilter hat das Smartphone nicht), findet also auch Arbeit, die noch nicht angezeigt wurde. Bei 500 Zeilen endet das Nachladen, und die Liste bittet Sie, die Filter enger zu fassen. Die Zahl auf der Schaltfläche nennt genau, was noch zurückgehalten wird – sie ist keine Schätzung.

Alles, was die Mobil-App anzeigt, folgt denselben Regeln wie am Desktop: Ihre Rolle, die Sperre archivierter Aufgaben, der Blocker-Schutz und die Warnung, bevor ein Container mit noch offener Arbeit geschlossen wird, verhalten sich identisch. Außerdem berücksichtigt sie Ihre Sprache und Ihr Design, Oktopus eingeschlossen; nur das dekorative Maskottchen in der Ecke entfällt, um Platz zu sparen.

Tastenkürzel

Mit ? blenden Sie in der App jederzeit die vollständige Übersicht aller Tastenkürzel ein.

Die Buchstaben unten sind einzelne Tasten ohne Zusatztaste. Halten Sie Strg, Cmd oder Alt gedrückt, bleibt der Tastendruck dem Browser überlassen: Strg+R lädt die Seite neu, Strg+P druckt sie – wie überall sonst auch. Strg+K ist die einzige bewusst belegte Kombination.

Navigation

Aufgabenaktionen

Im Texteditor

Diese Tasten gehören zum Texteditor einer Beschreibung, eines Kommentars oder einer Antwort; die Einstellung Tastenkürzel lässt sie eingeschaltet. Seine Formatierungstasten stehen unter Formatierte Beschreibung.

Allgemein

Suche

Octbase bietet zwei Wege zu suchen. Beide führen dieselbe Suche aus, unterscheiden sich aber im Umfang: Innerhalb eines Projekts durchsucht die Befehlspalette die Aufgaben und Seiten dieses Projekts (Projekte selbst findet sie weiterhin überall, wo Sie Zugriff haben), während die Suchseite immer alles durchsucht:

• Befehlspalette (Strg+K) – schnell, per Tastatur bedienbar, und Sie bleiben, wo Sie sind. Ideal, um direkt zu einer bekannten Aufgabe oder Seite zu springen. Außerhalb eines Projekts durchsucht sie alles, worauf Sie Zugriff haben.
• Suchseite (/#/search) – einen Menüeintrag gibt es dafür nicht, Sie öffnen sie über ihre Adresse. Ergebnisse aus allen Projekten, auf die Sie Zugriff haben, auf einer eigenen Seite und unter einer URL, die Sie als Lesezeichen speichern oder an Kollegen weitergeben können.

Ein Suchbegriff braucht mindestens drei Zeichen: Bei einem oder zwei Zeichen bitten Befehlspalette und Suchseite Sie weiterzutippen, statt auf das halbe Projekt zu passen. Gezählt werden dabei Buchstaben, nicht Bytes: Ein Wort mit zwei Buchstaben wie Öl ist in jeder Sprache zu kurz.

Befehlspalette

Drücken Sie in einer beliebigen Ansicht Strg+K (auf dem Mac Cmd+K), um die Befehlspalette zu öffnen.

Geben Sie mindestens drei Zeichen ein, um in einem einzigen Feld Aufgaben, Seiten und Projekte zu durchsuchen. Mit ↑ ↓ wählen Sie ein Ergebnis aus, mit Enter öffnen Sie es. Esc schließt die Palette.

Suchseite

Geben Sie auf der Suchseite einen Begriff ein und drücken Sie Enter oder klicken Sie auf Suchen. Die Ergebnisse sind nach Aufgaben, Seiten und Projekten gruppiert. Ein Klick auf ein Ergebnis führt Sie direkt dorthin.

URLs für Lesezeichen

Jede Ansicht in Octbase hat eine feste URL, die Sie weitergeben können. Filter und das geöffnete Aufgabenpanel sind im Hash-Teil der URL gespeichert, sodass Sie einen genauen Zustand als Lesezeichen ablegen oder teilen können.

Um einem Teammitglied genau Ihre Ansicht zu zeigen, kopieren Sie die URL aus der Adresszeile des Browsers – Filter und geöffnete Panels bleiben erhalten. Eine Spaltensortierung gehört nicht zur URL und wird auch nicht gespeichert: Sie gilt nur, bis Sie die Seite neu laden.

Kleine, aber nützliche Details

• Die Seitenleiste lässt sich zu einer Symbolleiste einklappen – siehe Seitenleiste einklappen weiter unten.
• Zum Hauptinhalt springen. Das erste Element, das Sie auf jeder Seite mit Tab erreichen, ist ein Sprunglink an der Navigation vorbei. So müssen sich Tastatur- und Screenreader-Benutzer nicht auf jeder Seite erst durch die Seitenleiste arbeiten.
• Die Versionsangabe. Unten in der Mitte des Bildschirms steht die Version, die auf Ihrer Installation läuft (die Ecke gehört dem Oktopus). Geben Sie sie an, wenn Sie ein Problem melden.
• Wo Sie dieses Handbuch finden. Die Gruppe Ressourcen in der Seitenleiste enthält das Benutzerhandbuch, das Sie gerade lesen. Die Links API-Spezifikation und Styleguide erscheinen daneben nur auf einer Entwicklungsinstanz – auf Ihrer eigenen Installation steht dort also nur das Handbuch.
• Datenschutzerklärung und Impressum sind unten auf der Anmeldeseite verlinkt, die Datenschutzerklärung außerdem unten in den Einstellungen (auf dem Smartphone im Profil). Ihre Installation kann sie auf eigene Seiten verweisen lassen.
• Zum Startbildschirm hinzufügen. Sowohl die Desktop-App als auch die mobile Begleit-App bringen ein Web-Manifest mit passenden Symbolen mit. Ein Browser auf Smartphone oder Desktop kann Octbase daher als App installieren statt nur als Lesezeichen.

Seitenleiste einklappen

Mit der Schaltfläche oben in der Seitenleiste, neben dem Octbase-Schriftzug, schrumpft die Seitenleiste zu einer schmalen Symbolleiste – etwa einem Viertel ihrer Breite. Die Navigation verschwindet damit nicht: Jeder Eintrag bleibt genau an seinem Platz, in derselben Reihenfolge, mit demselben Symbol und weiterhin nur einen Klick entfernt. Nur die Beschriftungen fallen weg, ebenso die Bereichsüberschriften darüber; die Trennlinien bleiben, sodass die Gruppen weiterhin als Gruppen erkennbar sind. Dieselbe Schaltfläche, die oben in der Symbolleiste bleibt, blendet die Beschriftungen wieder ein.

Fahren Sie mit der Maus über ein Symbol, wird sein Name angezeigt – so bleibt die Leiste auch lesbar, wenn Sie die Symbole noch nicht auswendig kennen. Ein Screenreader liest jede Schaltfläche mit ihrer vollen Beschriftung vor: Die Beschriftungen sind nur optisch ausgeblendet, nicht entfernt.

Ihre Wahl wird in diesem Browser gespeichert, und zwar pro Gerät: Klappen Sie die Leiste auf dem Laptop ein, auf dem Sie am Board arbeiten, bleibt sie dort eingeklappt, ohne Ihnen auf ein anderes Gerät zu folgen. Das lohnt sich auf einem schmalen Bildschirm sowie im Board und in der Mindmap, wo die zusätzliche Breite über eine weitere sichtbare Spalte oder erneutes Scrollen entscheidet.